Residence Manager

**LE CONTEXTE**

Colonies ouvre sa plus grande résidence de 312 clés sur le plateau de Saclay et recherche le futur manager de ce coliving étudiant.

**TES MISSIONS**

En tant que Residence Manager chez Colonies, vous serez un maillon essentiel de notre équipe, basé sur site, dédié à la satisfaction de nos locataires et à la gestion de la performance financière de cette résidence. Responsable du compte de résultats de la résidence, vous collaborerez étroitement avec les membres de l’équipe au siège pour gérer les demandes des locataires d'ordre administratif, assister notre équipe commerciale pour assurer le remplissage de la résidence, gérerez un parc de prestataires pour garantir le bon fonctionnement de la résidence (maintenance, entretien, sécurité,) ainsi que de nombreux autres aspects liés à la vie dans cette résidence.

**_ Responsabilités principales :_**

1. Pré-ouverture / Ouverture
- Collaborer avec le chef de projet en charge de la résidence sur la phase de préparation de l’ouverture et l’ouverture dans:

- Préparation et réalisation du soft opening
- Préparation des outils de pilotage de la résidence (Ops guides, budgets, etc)
- Support aux équipes Procurement et Project Management pour la finalisation de la contractualisation avec les partenaires opérationnels externes
- Mise en route des contrats d’exploitation avec les partenaires externes
- Support sur le suivi de la livraison et de la levée des réserves
- Coordination entre les locataires, le gestionnaire et le promoteur ou propriétaire sur les sujets qui entrent dans le cadre de la Garantie de Parfait Achèvement
- Garantir le respect des obligations légales pour la mise en exploitation de la résidence

2. Commercialisation
- Accompagner la commercialisation des chambres, _en lien et avec le support de l’équipe Sales centrale_, à savoir:

- Assurer le suivi de la publication des unités sur la plateforme du Guichet Unique
- (lorsque ce sera applicable) Publier les annonces sur des réseaux locaux très ciblés (de type groupes Facebook)
- Assurer le lien avec les principaux partenaires locaux (écoles, université, autres), en étant l’interlocuteur principal des potentiels locataires apportés par ces partenaires locaux ;
- Être force de proposition pour mettre en place des initiatives permettant de favoriser la commercialisation des chambres.
- Gérer en autonomie les visites à organiser et le pilotage des dates de disponibilité des chambres (via les outils de gestion Colonies)

3. Gestion locative / expérience
- Gestion des coûts opérationnels
- Assurer le suivi des dépenses opérationnelles et du niveau de performance globale de la résidence ;
- Optimiser les charges opérationnelles tout en assurant un niveau de standard qualité ;
- Assurer une bonne gestion des contrats et factures en lien avec l’exploitation.
- Gérer la relation avec les locataires
- Communiquer de manière proactive avec les locataires pour les informer de toute information pouvant leur être utile ;
- Répondre aux demandes des locataires par téléphone ou via notre système de ticketing (fournir des informations précises et utiles sur les procédures administratives, les réparations, etc.) ;
- Assurer un suivi efficace des demandes pour garantir la résolution des problèmes dans les délais impartis ;
- Gérer les inventaires et les dépôts de garantie des locataires ;
- Gérer les baux locataires et des éléments qui les composent (loyer, charges, obligations, respect du règlement intérieur, etc.) ;
- Assurer la gestion des services additionnels (ménage, interventions de maintenance, etc.) ;
- Analyser les retours de l’enquête de satisfaction et préparer un plan d’action pour améliorer l’expérience des locataires.
- Assistance à la maintenance et à l'entretien (incluant le bâtiment et les espaces extérieurs)
- Assurer le suivi des interventions de maintenance préventive en lien avec nos partenaires techniques ;
- Coordonner les interventions de maintenance et d'entretien en réponse aux demandes des locataires en vous appuyant sur nos partenaires techniques ;
- S'assurer proactivement que les travaux sont effectués en temps voulu et conformément aux normes de qualité établies ;
- Suivre la qualité des prestations de nos partenaires ;
- S’assurer du bon état général de la résidence, de ses équipements et des affichages.