Assistant(E) de Direction Polyvalent(E)

**À propos du poste**

Nous recherchons un assistant ou une assistante polyvalent(e) et direction pour rejoindre le Pôle support de notre organisation.
Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement de notre bureau et dans la coordination interne et externe de nos activités, en apportant un soutien administratif, comptable et logistique, essentiel à la Responsable du pôle support. Ce poste requiert une grande organisation, une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et un sens aigu du service client.

**Responsabilités**
- **1. Gestion administrative**:
a. Collecter auprès de nos clients les informations administratives pour:

- Etablir les conventions de formation,
- Préparer et transmettre les documents administratifs qui jalonnent les formations (feuilles de présence, convocations, attestations).
- Saisir les données dans le logiciel de gestion des formations (Digiforma)
- Participer au suivi qualité des formations (réception, contrôle, archivage des documents de retours de formation),
- Participer à la mise à jour des documents administratifs ou pédagogiques de formation
- Communiquer les informations pratiques aux consultants-formateurs dans le cadre de leurs interventions et établir leurs contrats (prestataire extérieur)

b. Assurer la diffusion des ressources pédagogiques aux formateurs et des supports aux stagiaires,

c. Apporter un support aux formateurs dans l’utilisation du logiciel de gestion administrative et pédagogique de formation, et dans l’organisation de leurs déplacements,

d. Gérer le standard téléphonique et les boîtes mails

**2. Planification et organisation**:

- Coordonner avec la responsable du pôle support ou les formateurs internes ou externes pour planifier les interventions (gestion de l’agenda)
- Participation à l’organisation des événements du cabinet (réunion de réseau, événement annuel du cabinet )
- Participation aux réunions d’équipe mensuelles
- suivi du support logistique du cabinet (commande de fournitures, commande d’entretien des espaces )

**3. Suivi et reporting**:

- Produire des reportings réguliers sur les formations réalisées, les taux de participation, et autres indicateurs clés.

**4. Support aux collaborateurs**:

- Gérer les réclamations ou problèmes éventuels liés aux formations,
- Participer à la planification et à l’organisation des réunions d’équipe,
- Participer à la préparation des supports nécessaires aux réunions (présentations, comptes rendus de réunion, ordres du jour ).
- Assurer la coordination avec les équipes internes et les partenaires externes.
- Superviser la logistique des événements (réservations, matériel).

**5. Gestion Comptable**:

- Enregistrer, saisir et vérifier la conformité des factures fournisseurs et prestataires, assurer le rapprochement des factures prestataires-clients,
- Transmettre les pièces comptables mensuellement et rechercher les pièces comptables manquantes,
- Etablir la facturation client et vérifier la conformité des bons de commande client, assurer leur suivi,
- Suivre les règlements de factures clients et assurer la relance des retards de règlements,
- Assurer le suivi des notes de frais, leur enregistrement et leur conformité aux barèmes de frais.

**Profil recherché**
- Niveau Bac + 2 (par exemple BTS SAM, BTS GPME)

**Aptitudes personnelles**
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Aisance orale et excellentes capacités rédactionnelles
- Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Polyvalence
- Gestion du temps et des priorités
- Dynamisme
- Proactif(ve)
- Réactif(ve)
- Esprit d’initiative et forte capacité d’adaptation
- Sens de la solidarité et du collectif

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 28/08/2025