Chef Du Service Des Examens

Descriptif du poste

**Fonctions**: Chef du Service des Examens F/H
**Catégorie**: A
**Corps**: Attaché d'Administration de l'Etat ou Ingénieur d'Etudes
**BAP**: J Gestion et Pilotage

**Missions**:

- Planifier et être le garant des opérations liées aux examens de la Faculté des Lettres, dans le cadre du calendrier facultaire voté chaque année ;
- Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents relatifs aux examens, tout au long du circuit ;
- Diffuser les relevés de notes correspondants après contrôle de leur contenu en lien avec les UFR concernées et le Bureau des Applications de Scolarité du SOFAS ;
- Elaborer les statistiques et bilans d'activité du service, permettant une prospective en terme de contenus du calendrier facultaire et des MCC ;
- Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service.

**Activités**:

- Assurer une veille règlementaire des règles de scolarité, afin de garantir la conformité des Modalités de Contrôle des Connaissances adoptées par la Faculté pour chaque année universitaire, et contrôler celle des MCC adoptées par les composantes pour l'ensemble des formations ;
- Elaborer et diffuser sur l'Environnement Numérique de Travail (ENT), le calendrier des épreuves, pour chacune des périodes d'examen de la session initiale (janvier et mai), la session de rattrapage (juin/juillet) étant placée sous la responsabilité des composantes ;
- Organiser les conditions de déroulement des épreuves, y compris les modalités particulières prévues pour les étudiants en situation de handicap (tiers-temps, mise à disposition d'ordinateur, d'un secrétariat, etc ) ;
- Veiller à l'élaboration des sujets d'examen, à leur reprographie, à leur conservation puis à leur diffusion dans les salles d examen, en garantissant le respect de la confidentialité ;
- Approvisionner les centres d'examen avec le matériel nécessaire : stocks de papier brouillon, de copies, règlement des examens, listes d'émargement ;
- Organiser la remise des copies aux enseignants concernés, récupérer les listes d'émargement et vérifier leur contenu ;
- Accompagner les surveillants en cas d'incidents, relayer le signalement des anomalies constatées auprès de la Direction des Affaires Générales, en lien avec la Direction de l UFR concernée, pour d'éventuelles poursuites disciplinaires ;
- Contrôler l'édition (en masse et individuelle) des relevés de notes correspondants et procéder à leur diffusion aux étudiants ;
- Encadrer, animer, former l'équipe ainsi que le ou les vacataires recrutés au moment des pics d'activité ;
- Tenir des tableaux de bord de l'activité et produire des bilans du service.

**Encadrement **:Oui
**Nb agents encadrés par catégorie**: 0 A 1 B 2 C

**Conditions particulières d exercice **:Période de forte activité pendant les sessions d'examens particulièrement en décembre/janvier et avril/mai.

Profil recherché

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaissance du Système d'Information Etudiant Apogée (possibilité de formation) et d'Optime ;
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), messagerie, internet, C2i recommandé
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche.

**Savoir-faire**:

- Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation, gestion des congés, autorisations d'absences et horaires)
- Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
- Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
- Capacité à conduire et accompagner un projet
- Capacité à conduire un entretien, une réunion
- Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administrati