Free Sales Certificate Coordinator

**Job Description Summary**: GE HealthCare is seeking a detail-oriented and proactive Free Sale Certificate (FSC) Coordinator to manage the end-to-end process of obtaining Free Sale Certificates from the ANSM (Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé). This role is critical in supporting GE HealthCare’s global business operations by ensuring timely and accurate certification for product exports. The position also provides general administrative support to the International Quality and Regulatory Executive and the broader Regulatory and Quality teams.

GE HealthCare recherche un(e) Coordinateur(trice) des certificats de libre vente (FSC), rigoureux(se) et proactif(ve), pour gérer l’ensemble du processus d’obtention des certificats de libre vente auprès de l’ANSM (Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé).
Ce rôle est essentiel pour soutenir les opérations commerciales mondiales de GE HealthCare en garantissant une certification précise et dans les délais pour l’exportation des produits. Le poste comprend également un soutien administratif général auprès du Responsable Qualité et Réglementaire International, ainsi qu’auprès des équipes Qualité et Réglementaire élargies.

**Key Responsibilities**:
**Free Sale Certificate Management**
- Track and manage FSC requests, renewals, and approvals to ensure timely delivery.
- Coordinate and manage legalization and notarization.
- Coordinate payments and maintain accurate records of transactions and certificates.
- Liaise with internal stakeholders and ANSM to resolve queries and ensure compliance.
- Maintain a database of issued certificates and associated documentation.

**Administrative Support**
- Provide administrative assistance to the International Quality and Regulatory Executive.
- Support scheduling, meeting coordination, and document preparation.
- Help manage internal communications and document archiving for the Regulatory Affairs team.
- Maintain regulatory databases.

**Cross-functional Collaboration**
- Work closely with Regulatory Affairs, Quality, and Commercial teams to align certificate needs with business priorities.
- Support audits and inspections by ensuring FSC documentation is complete and accessible.
- Contribute to process improvement initiatives related to certificate management and regulatory support.

**Qualifications**:

- Experience in regulatory affairs or administrative coordination, preferably in the healthcare or pharmaceutical industry.
- Familiarity with ANSM procedures and French regulatory environment is a strong advantage.
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong communication skills in French and English.
- Proficiency in Microsoft Office Suite and document management systems.

**Preferred Attributes**:

- Attention to detail and ability to manage multiple tasks simultaneously.
- Proactive problem-solving and stakeholder management.
- Experience working in a global or matrixed organization.

**Responsabilités principales**:
**Gestion des certificats de libre vente (FSC)**
- Préparer et soumettre les demandes de FSC à l’ANSM conformément aux exigences réglementaires.
- Suivre et gérer les demandes, renouvellements et approbations des FSC afin d’assurer leur livraison dans les délais.
- Coordonner et gérer les processus de légalisation et de notarisation.
- Coordonner les paiements et maintenir des registres précis des transactions et des certificats.
- Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et l’ANSM pour résoudre les questions et garantir la conformité.
- Maintenir une base de données des certificats délivrés et de la documentation associée.

**Support administratif**
- Fournir une assistance administrative au Responsable Qualité et Réglementaire International.
- Soutenir la planification, la coordination des réunions et la préparation des documents.
- Contribuer à la gestion des communications internes et à l’archivage des documents pour l’équipe Affaires Réglementaires.
- Maintenir les bases de données réglementaires.

**Collaboration interfonctionnelle**
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes Affaires Réglementaires, Qualité et Commerciales pour aligner les besoins en certificats avec les priorités de l’entreprise.
- Soutenir les audits et inspections en veillant à ce que la documentation FSC soit complète et accessible.
- Contribuer aux initiatives d’amélioration des processus liées à la gestion des certificats et au support réglementaire.

**Qualifications**:

- Expérience en affaires réglementaires ou en coordination administrative, idéalement dans le secteur de la santé ou pharmaceutique.
- Bonne connaissance des procédures de l’ANSM et du cadre réglementaire français fortement appréciée.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Solides compétences en communication en français et en anglais.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion documentaire.

**Compétences