Charge de Relations Publiques

21 novembre 2024
CDI
Localisation
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75012 Paris, Île-de-France
A propos
Le GrandPalaisRmn recherche pour le service relations publiques de la Direction des publics et de la communication:
Un chargé de relations publiques (F/H) en CDI
Le service relations publiques, composé de 5 personnes, participe de cet enjeu de promouvoir la notoriété et l’image du GrandPalaisRmn. Son rôle est de développer de bonnes relations entre l'Etablissement et l’ensemble de son écosystème : institutionnels, clients, mécènes, professionnels, prescripteurs ; de promouvoir sa programmation culturelle et l’ensemble des activités de l’Etablissement.
Votre mission
Sous la responsabilité de la cheffe du service des relations publiques, la/le titulaire du poste aura pour missions principales de:
PROPOSER DES ACTIONS DE RELATIONS PUBLIQUES ET LA DEFINITION DES CIBLES, LE PLUS EN AMONT POSSIBLE, AFIN DE METTRE EN ŒUVRE LA STRATEGIE DE RELATIONS PUBLIQUES DE L'ETABLISSEMENT ET DE PROMOUVOIR L'ENSEMBLE DE SES ACTIVITES (EXPOSITIONS ET EVENEMENTS) ET DES LIEUX QU’IL ANIME
Suggérer de nouvelles idées de format pour les événements proposés ;
Présenter des cibles pertinentes en fonction des manifestations, de la stratégie de communication définie et des retombées escomptées (aider à la recherche de marraines ou parrains pour accompagner et développer les expositions, cibler les invités VIP pertinents au regard de l’exposition ou de l’événement) ;
Gérer des fichiers par secteur et par événement ;
Etablir les listes institutionnelles par typologie d’invités.
GERER ET METTRE A JOUR LA BASE DE DONNEES DU SERVICE DES RELATIONS PUBLIQUES ET MODERNISER LES OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE
Aider à la collecte d’informations pour modifier et mettre à jour la base, outre la revue de presse, les retours de mailings et les nominations officielles, réaliser des recherches sur internet ;
Evaluer la fiabilité et la validité des sources et des informations, puis procéder régulièrement aux mises à jour ;
Participer à la révision semestrielle des listes variées (officielles, Président, directeurs ) ;
Préconiser des personnes pertinentes à ajouter au fichier ;
Saisir de nouvelles fiches de contacts, mettre à jour les fiches existantes et les qualifier avec des tags pertinents ;
Soumettre des solutions innovantes qui permettent l’efficience de l’activité du service.
CREER LES INVITATIONS DES EVENEMENTS DE RELATION PUBLIQUES
Réaliser les cartons d’invitations papier et/ou électronique en relation avec le chef de projet et/ou les commissaires et/ou les autres services de la Rmn - Grand Palais ;
Rédiger et contrôler les textes et logos qui doivent apparaître sur le carton d’invitation électronique ou papier ;
Préparer le brief pour le graphiste, échanger avec lui tout au long de la chaîne de validation ;
A partir de la base de données Augure, constituer des invitations dématérialisées ;
**En fonction de la volumétrie des opérations**: préparer les demandes de devis et les envois de fichiers pour le routeur, ou bien éditer les étiquettes et procéder aux envois ;
Collecter et traiter les réponses.
PARTICIPER A L'ORGANISATION DES DIFFERENTES OPERATIONS DE RELATIONS PUBLIQUES (VERNISSAGES, VISITES PRIVEES, PETITS DEJEUNERS, SOIREES PRIVEES RMNGP...) AU GRAND PALAIS, AU MUSEE DU LUXEMBOURG AINSI QUE DANS LES AUTRES LIEUX ET MUSEES OU SE DEPLOIE LA PROGRAMMATION DE LA RMN - GRAND PALAIS
Etablir, diffuser et faire respecter un rétroplanning de tous les éléments de l’événement:
**Suivi financier**: budget, devis, factures ;
**Réception**: lieu, prestataires (traiteur, photographe, champagne,) ;
**Invitation**: création, ou le cas échéant, répartition des invitations de l’organisateur de l’événement, chaîne de validation, envoi, traitement des réponses ;
**Fichiers d’invités**: demandes, relances, réception, traitement informatique ;
**Laissez-passer**: demandes de quotas, tableau de suivi, brief, impression, distribution ;
**Déroulé**: élaboration, validation, diffusion ;
Contacter et assurer le suivi des prestataires du service en fonction des marchés passés par l’établissement ;
Veiller à la création et à l’envoi des invitations ;
Gérer les fichiers d’invités ;
**Veiller à la réalisation des laissez-passer des expositions**: suivi des quotas, du graphisme et de l’impression ;
Etablir le déroulé en concertation avec les partenaires ou le cas échéant l’organisateur de l’événement ;
Organiser la venue des invités et établir le protocole pour les vernissages en lien avec les services concernés et les parties prenantes ;
Accueillir les invités ;
Coordonner le travail des prestataires (hôtes et hôtesses, traiteurs, autres intervenants) lors de l’événement ;
Assurer la gestion des imprévus en amont et pendant les opérations ;
S’assurer d’une visibilité de la progr