Assistant de Direction

Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim.

Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, du Juridique et de l’ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées.

Notre client, un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, recherche dans le cadre d’une mission d’intérim de 2 semaines renouvelable à pourvoir immédiatement:
Un(e) Assistante de direction H/F

Localisation : Paris 12e

Mission d'intérim de 2 mois

Rémunération : 40 000 à 47 000 € brut annuel selon profil

Votre rôle sera d’assister les membres de l'équipe en prenant en charge le suivi administratif, logistique et budgétaire de ses activités.

1-Réaliser les missions de secrétariat:

- Enregistrer, traiter et diffuser des informations : courriers, mails, appels téléphoniques

Organiser l'agenda : prendre des rendez-vous, organiser des réunions et rencontres diverses

Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de présentations, réunions

Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les différents interlocuteurs des membres de l'équipe

Tenir à jour une documentation, le classement, ainsi que tout fichier utile au fonctionnement de l'équipe (ex : base contacts)

Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.)

Organiser la logistique de réunions ou séminaires.

2- Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe
- Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc...
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes

3- Tenir les budgets de fonctionnement:

- Lancer le processus et collecter les informations nécessaires auprès des différents membres de l'équipes assurer la liaison avec les services internes concernés
- Préparer les dossiers pour les instances de décision
- Etablir et mettre à jour les tableaux de suivi (provisions, engagements, consommation...)
- Mettre en règlement les factures

4- Apporter un appui dans l'organisation d'évènements
- Assurer la liaison avec les prestataires
- Prendre en charge la logistique (réservations, déplacements, transport...)

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme supérieur dans l’assistanat de direction et vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire d’au moins 3 ans incluant la gestion budgétaire.

Vous faites preuve de polyvalence et d'une bonne capacité d'adaptation. Vous possédez un excellent sens du relationnel et vous montrez rigoureux dans l'exécution de vos tâches.

Vous maîtrisez les outils informatiques mais également d’un bon niveau en anglais.

Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.

Type d'emploi : Intérim
Durée du contrat : 2 mois

Rémunération : 40 000,00€ à 47 000,00€ par an

Horaires:

- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel