Chargé(E) Des Services Généraux

CONTEXTE

Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale qui s’emploie depuis sa création en 2007 à porter la connaissance à ceux qui en sont privés. Nous croyons que l'information, l'éducation et la culture sont des leviers d’autonomie pour tous et toutes, donnant la possibilité de faire des choix éclairés pour un avenir meilleur.

Pour atteindre cet objectif, nous construisons des stratégies de diffusion de l’information en nous appuyant sur les expertises de l’association : la création et le déploiement d’outils innovants ; la sélection, l’adaptation et la création de contenus ; la formation. Nous travaillons aux côtés d’acteurs de terrain internationaux et locaux pour rendre accessibles aux populations vulnérables des ressources correspondant à leurs besoins.

Notre action nous amène à travailler sur des thématiques et dans des contextes variés, BSF mettant aujourd’hui en œuvre des projets dans une vingtaine de pays.

ENJEUX DU POSTE & POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

**Positionnement dans l'organigramme**:
Le/la chargé(e) des services généraux est sous l'autorité directe du directeur logistique. Il/elle a pour mission de participer activement au bon fonctionnement des bâtiments et installations. Le/la chargé(e) des Services Généraux assure l'entretien, la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de la structure. Pour ce faire, il planifie et supervise la maintenance, encadre les équipes intervenantes et gère les services généraux (entretien des bâtiments et espaces verts, gestion des systèmes d'incendie, des droits d'accès...).

Le/la chargé(e) des services généraux sera placé.e sous l’autorité directe du Directeur de la logistique, de la Sécurité et des Services Généraux (DIRLOG), basé au siège à Montreuil et travaille en lien étroit avec l’ensemble des directions.

Le renforcement organisationnel de BSF dans le cadre du passage à l'échelle de ces outils et programmes sera la clef de sa capacité à transformer ces expérimentations en dispositifs réplicables à grande échelle. C'est pourquoi BSF renforce son équipe en recrutant un(e) chargé(e) des services généraux.

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VOS MISSIONS PRINCIPALES
- Garant de la conformité et des mises aux normes des locaux en accord avec la réglementation
- Supervision de la maintenance préventive ou curative du siège et des implantations en région parisienne : petits travaux de maintenance (relamping, dépannages de premier niveau), livraisons de mobiliers caissons, chaises, petit déménagements internes
- Organisation et supervision des déménagements
- Etablissement de cahier des charges et suivi de la mise en œuvre
- Création et supervision d’un service courrier : collecte, tri, affranchissement, expéditions de colis à l’international, coursiers, envois express
- Planification et gestion des salles de réunion du siège (ouverture/fermeture du mur coulissant, installations de sonorisation, matériel divers,)
- Gestion du budget du service, émission prévisionnel
- Supervision et suivi des prestataires intervenants sur site
- Supervision des approvisionnements des équipements : photocopieurs et équipements de bureaux
- Supervision des stocks des services généraux au siège
- S’assurer de la veille active sur la bonne gestion du tri
- Supervision et gestion du parc auto
- Gestion des baux et des assurances des locaux
- Création et Supervision de la billetterie accès agence de voyage en ligne
- Élaborer des tableaux de bord pour le suivi et l’analyse de l’activité de son secteur
- Assurer la veille technologique et réglementaire sur les installations et les bâtiments
- Assurer le conseil technique auprès des utilisateurs et des services de l’établissement
- Assurer le support adéquat aux bureaux provinciaux

PROFIL RECHERCHÉ

Savoirs
- Maîtrise du code des marchés publics.
- Maîtrise des techniques des différents corps de métiers dans le domaine des moyens généraux et de la logistique.
- Notion générale de la réglementation ERP.
- Maîtrise des enjeux en termes de responsabilité sociétale et de développement durable.
- Connaissance générale de la comptabilité publique.

Savoirs-faire
- Travailler en équipe.
- Organiser son activité et savoir rendre compte de son activité.
- Maîtriser les techniques de management d’équipe et de projet.
- Sens des priorités.
- Sens de l'organisation et du travail en équipe.
- Concevoir et mettre en oeuvre des procédures et méthodes de travail.
- Evaluer les besoins d’un site en matière de services et de fournitures.
- Appliquer et faire appliquer la réglementation en matière de sécurité du travail et les normes concernant les établissements recevant du public (ERP).
- Appliquer et faire appliquer la réglementation en matière de marchés publics.
- Analyser les coûts, réaliser et présenter