Ciudad Vitrolles Actividad Limpieza y multiservicios Función Apoyo administrativo Tipo de contrato CDD Horario de trabajo A tiempo completo Remuneración **Descripción de la oferta**: Su misión En el marco de una sustitución por baja de maternidad, la División Regional Sureste, con sede en Vitrolles, busca un: **Asistente ejecutivo F/H** En dependencia del Director Regional de Desarrollo y del Director Regional, sus principales tareas serán: Funciones de asistente ejecutivo: - Organizar y coordinar las agendas, concertar reuniones y citas y preparar los documentos necesarios para su buen desarrollo. - Identificar los contactos pertinentes para cada caso - Redactar actas y expedientes a partir de las notas tomadas en las reuniones. - Tratamiento de información "sensible" con confidencialidad y múltiples contactos - Anticipar y organizar los viajes: Reserva de hoteles y transportes, elaboración de órdenes de viaje, compromisos, hojas de ruta, etc. - Puede coordinar la organización de actos relacionados con el departamento: seminarios, reuniones con clientes, ferias comerciales, etc. - Dar la bienvenida y proporcionar información a los contactos internos y externos y asegurarse de que se instalan en el lugar (aparcamiento, tarjetas de identificación, acceso, etc.). - Atender las llamadas telefónicas: transmitir la llamada a la persona adecuada, tomar nota de los mensajes y transmitirlos a su debido tiempo, proporcionar un primer nível de información. - Gestión del correo entrante y saliente - Creación de un sistema de archivo accesible, formateo de documentos - Archivo de documentos en papel y electrónicos de acuerdo con las normas vigentes. - Gestionar los pedidos de suministros - Introducir, comprobar y aprobar las declaraciones de gastos Funciones de dependienta: - Recibir y remitir diariamente las publicaciones sobre licitaciones públicas o Participar en la preparación y el formato de la parte administrativa y/o comercial de las licitaciones públicas o consultas privadas - Elaborar y comprobar el soporte de marketing para las ofertas comerciales dentro de su ámbito o Supervisar y tramitar las licitaciones - Comprobación de que las ofertas, los documentos administrativos y las referencias incluidas en los documentos de licitación pública o las consultas privadas están actualizados y son correctos. - Garantiza la aplicación del proceso de identificación de ofertas, su construcción, validación, envío y archivo. - Proporcionar apoyo logístico y administrativo a los equipos de ventas locales. - Registrar y archivar las ofertas comerciales o Consolidar los indicadores comerciales: cuadro de mandos de presupuestos realizados, trabajos en curso, tasas de conversión o Participar en la elaboración de informes internos y para los clientes. Su patrimonio Tiene 2 años de formación superior (BTS Asistente Ejecutivo, Asistente de Ventas) y al menos 5 años de experiência similar. Riguroso por naturaleza, con sentido del servicio y de la organización, le gusta trabajar en equipo. Tiene capacidad de redacción demostrada y le gusta tomar la iniciativa. El rigor, la organización y el respeto de la confidencialidad serán bazas importantes para completar con éxito su tarea. **Nuestra actividad**: Onet, grupo familiar francés fundado en 1860, es una empresa internacional de ingeniería y servicios. Sus más de 70 000 empleados trabajan cada día para contribuir a crear entornos cada vez más saludables, seguros y fiables. Más información sobre Onet Como número 1 en Francia en Limpieza y Servicios, trabajamos a diario para mantener la higiene y la limpieza de los lugares de trabajo, los transportes, la sanidad, la educación y las instalaciones de ocio. Nuestras herramientas y métodos de vanguardia apoyan a diario a nuestros equipos, lo que nos convierte en un actor de referencia en el mercado de la limpieza. Con 62.000 empleados y 180 centros en todo el mundo, Onet Propreté et Services forma parte del Grupo Onet.