Assistant(E) de Secteur

Avec 10617 salariés et 354 établissements, le Groupe AVEC se classe dans le top 10 des groupes français acteurs du soin aussi bien en ville qu’à l’hôpital ou encore à domicile et en maison de retraite. Fort de ses 900 médecins, le Groupe se positionne comme le premier acteur global de santé sur de nombreux territoires. La mission du Groupe AVEC est "d'aider le plus grand nombre à vivre en bonne santé le plus longtemps possible", sa raison d'être. Il déploie une plateforme de e-santé innovante et est précurseur d'un nouveau modèle permettant l’accès aux soins et à la prévention pour le plus grand nombre. Au coeur de son territoire, l'agence accompagne le quotidien de tous pour améliorer son confort et son bien-être à domicile. Son équipe dynamique et bienveillante est à l'écoute des personnes âgées, des personnes en situation de handicap mais aussi des familles et de toute personne nécessitant de l'aide à son domicile : aide humaine (toilettes, repas, déplacements, etc.), entretien du logement et du linge, activités de vie sociale, accompagnements extérieurs (RDV, courses,etc.). Nous accordons une importance majeure à l'intégration de chaque nouveau collaborateur au sein de l'équipe et à son évolution grâce à la formation au sein de l'Académie Avec. Au cours de son parcours professionnel, sa qualité de vie et ses conditions de travail sont placées au coeur de notre engagement managérial pour "prendre soin de ceux qui prennent soin des autres". Le Groupe offre des opportunités de formation interne par le biais de l'Académie AVEC, visant à enrichir et à renforcer les compétences de ses collaborateurs. **Description du poste**: L’assistant(e) de secteur est placé directement sous l’autorité de la Responsable de pôle qu’il assiste et contribue ainsi au 1er niveau d’encadrement dans les services d’aide à domicile. Il doit, en collaboration avec la Responsable de pôle, contribuer à organiser et planifier les prestations à domicile. Il assure sous la responsabilité de la Responsable de pôle, le suivi de l’activité propre à son secteur. **Vos responsabilités au quotidien** A. Gestion administrative: - Répondre aux nouvelles demandes d’aide (bénéficiaires, familles, service sociaux...) - Etre en capacité d’orienter les démarches des bénéficiaires en lien avec la Responsable de pôle - Assister la Responsable de pôle dans l’évaluation des besoins du bénéficiaire (par téléphone ou sur le pôle) et à son information quant aux pièces nécessaires à la constitution d’un dossier - Créer les nouveaux dossiers dans APOLOGIC et veiller à la mise à jour de ceux existant en prenant en compte tout changement éventuel - Planifier les interventions et assurer la continuité des prestations en travaillant sur deux contraintes : en cas d’absence de la salariée ou de celle de la personne âgée - Informer le bénéficiaire et les salariés dès la modification d’une prestation : changement d’intervenant(e), modification des heures d’intervention, annulation de l’intervention... - Editer les plannings prévisionnels d’intervention et, le cas échéant, les diffuser aux intervenant(e)s par courrier - Contribuer aux renouvellements de dossiers - Assurer les astreintes administratives en dehors des heures d’ouverture - Déclarer tout accident de travail d’une aide à domicile - Entretenir avec les différents partenaires externes un dialogue professionnel de qualité - Gérer les trousseaux de clés des bénéficiaires - Réaliser différentes tâches administratives (photocopies, fax, frappe de certains courriers, archivage...) B. Gestion des ressources humaines: - Planifier, organiser et veiller à la continuité des interventions de son secteur - Collecter les informations nécessaires pour la constitution des contrats de travail des intervenant(e)s - Contribuer de manière générale à assurer l’accueil, l’écoute et le soutien des aides à domicile - Assurer le suivi de l’absentéisme des aides à domicile - Assurer, en cas d’absence ou de non disponibilité de la Responsable de pôle, les permanences « fiches horaires » C. Gestion de la qualité et de la sécurité: - S’inscrire, comme l’ensemble des salariés de l’association, dans la démarche qualité en suivant les procédures en place et en visant l’amélioration continue de nos services et pratiques professionnelles - Participer à la démarche de prévention des risques en lien avec la Cellule QSE - Contribuer à garantir le respect des règles d’hygiène et des conditions de travail de l’ensemble des aides à domicile - Rédiger, suite à tout accident du travail, une enquête d’accident du travail - Aider à la collecte des fiches de signalement d’évènements indésirables rédigées par les intervenant(e)s à domicile et les transmettre à la Cellule QSE - Optimiser les interventions et temps de travail D.