Gestionnaire de Paie Et D'administration

Le/la Gestionnaire de Paie et d’Administration s'occupe de l'ensemble des éléments des rémunérations pour les salariés des entités Levi Strauss Continental et Paris OLS.

Sous la supervision du Responsable de paie, il/elle est chargé(e) d'assurer le traitement de la paie dans l'entreprise ainsi que la production des documents administratifs des salariés. Il s'occupe notamment des formalités administratives liées au contrat et à l'embauche, de la collecte des éléments nécessaires à l'élaboration des paies, de l'édition des bulletins de salaires, des déclarations sociales et des relations avec les caisses de retraite.

Ceci comprend l'exécution des processus liés à l'administration de la paie et des avantages sociaux, le respect en tout temps des réglementations applicables et la gestion des performances des partenaires externes (prestataire de paie par exemple) pour la France.

Le/la gestionnaire de Paie et Administration respecte et applique scrupuleusement les processus et les contrôles précis, s'assurant ainsi que les activités et les processus soient en ligne avec les règles de la société et la législation en vigueur.

Gestion de la paie et avantages sociaux (+/-60%):

- Administre la paie avec le prestataire en place (ADP): coordonne, vérifie et valide les activités d'administration des salaires et des avantages sociaux pour la France (centralisation et saisie des éléments de paie, acomptes, bonus, contrôles mensuels/trimestriels/annuels,... ), y compris le calcul des contributions patronales
- Assure un traitement précis et pertinent des processus de paie et de l'administration des avantages sociaux, conformément aux réglementations locales et aux directives internes.
- Coordonne la gestion des absences (CP, maladie, maternité ) et des déclarations AT, en lien avec le prestataire en place
- Gère administrativement la Mutuelle et la Prévoyance
- Via l'interface Payroll France notamment, est un support de conseil pour la population dont il/elle a la responsabilité (interface sur la législation et la règlementation, demandes spécifiques des salariés,... ) avec l’appui du HR Specialist (première personne de contact)
- Assure l'interface avec les salariés et les organismes/prestataires externes
- Coordonne la transmission des éléments de paie a la Comptabilité et répond à toute demande ou état nécessaire à la justification comptable et aux arrêtés des comptes
- Coordonne régulièrement les éléments de paie gérés par le prestataire extérieur et s'assure en permanence qu'il est conforme à SOX (« SOX compliant»)
- Assure en permanence que le réseau des magasins applique strictement l'ensemble des procédures RH conformément aux exigences législatives

Reporting, analyses et conformité (+/- 10%)
- Assure le back-up de la tenue des données et la mise à jour en permanence du SIRH (Workday), en ligne avec les procédures européennes du groupe.
- Utilise les données pour identifier les modèles, les problèmes et les opportunités qui ont un impact sur l'activité. Recueille et analyse les données pour identifier les causes profondes des problèmes, les succès et les tendances qui peuvent avoir un impact sur la paie et les avantages sociaux.
- Prépare des rapports selon les besoins pour répondre aux exigences en matière de rapports (BDESE, présentations au CSE,... ).
- Favorise l'efficacité de l'organisation et la conformité aux exigences des audits internes et externes et aux pratiques fiscales saines, dans le but notamment d'etre 100% conforme «SOX» (100% So Compliant). Apporte des améliorations et recommande des changements.
- S'assure de la disponibilité et de la bonne tenue des documents statutaires et juridiques requis pour les audits et agit comme point de contact de LS&Co. pour les exigences et les analyses des auditeurs.

Gestion de l’administration (+/-30%):

- Génère les contrats pour les employés corporate et retail en respectant les deadlines
- Génère les attestations d’emploi pour les employés présents et passés
- Assure que les dossiers des employés arrivant, partant ou changeant de fonction soient complets et que tous les documents nécessaires ont été générés en temps et en heure.
- Assiste l’équipe RH avec toutes les activités liées à l’Onboarding et l’Offboarding des employés.
- Prépare les lettres nécessaires aux processus disciplinaires, en collaboration avec le Generaliste RH
- Assure la precision des données dans Workday
- Responsible de la gestion du système de ticketing Service now (gestion des données selon les SLA et les priorités définies)
- Fournit un support administratif à l’équipe RH selon les besoins.

Compétences requises:

- Connaissance souhaitée du logiciel ADP DECIDIUM (paies & Requêtes)
- Maitrise des opérations de paie et de gestion des avantages sociaux.
- Connaissance des processus RH dans une grande organisation et de l'administration d'une