Assistant(E) Administratif(Ve)

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)/du Pôle de Santé Publique

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

LE POSTE:
Le secrétariat de la direction médico-administrative du pôle de santé publique regroupe deux assistant(e)s administratif(ve)s avec des missions propres à la direction médico-administrative (DMA) du pôle du PSP.

Les deux assistant(e)s administratif(ve)s de la DMA du PSP ont également un rôle d'appui auprès des secrétariats du PSP pour garantir, sous la responsabilité du cadre administratif de pôle (CAP) du PSP, l'homogénéité de pratiques et la continuité d'activité des secrétariats. Elles peuvent temporairement réaliser certaines tâches prédéfinies pour le compte d'un ou plusieurs services du PSP localisés à Lacassagne, après analyse de la situation avec la CAP du PSP.

L'assistant(e) administratif(ve) est placé sous l'autorité hiérarchique du CAP de pôle, en lien avec une organisation définie avec le cadre supérieur de santé (CSS) du pôle. Elle travaille sur le plan fonctionnel avec l'équipe élargie de la direction médico-administrative du Pôle : le chef de pôle et les 4 adjoints, le directeur référent, le CAP, le CSS.

Ce profil de poste définit, en priorité, les tâches identifiées ci-dessous de façon coordonnée et partagée entre les deux assistant(e)s de la DMA du PSP.

La répartition du temps de travail journalier, ainsi que la liste des tâches peuvent évoluer selon les besoins définis par la DMA du PSP.

Une continuité d'activité entre les deux postes d'assistant(e) administratif(ve) est strictement nécessaire.

Les missions communes d'assistance à la gestion administrative du pôle santé publique sont:
1/ Participer au fonctionnement général de la DMA du PSP

Concourir à la gestion du secrétariat PSP
- Garantir l'accueil physique et téléphonique des personnes
- Assurer la continuité de réponse en dehors de l'amplitude horaire journalière de 8h à 18h : répondeur téléphonique, message d'absence ou de télétravail...
- Organiser et transmettre les informations du PSP ou institutionnelles selon les composantes/thématiques du pôle
- Organiser des réunions : bureaux de pôle, comités, visites, conférences, événements, commissions...
- Participer à la préparation des supports de présentation (PPT, affiches, programmes, etc.) dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gérer les agendas et prises de rendez-vous des membres de la DMA : chef de pole, directeur référent, CAP, CSS et sur demande des chefs adjoints
- Administrer le courrier:

- Coordonner les différents circuits de signature, notamment avec la Direction Générale des Hospices Civils de Lyon, les directeurs de groupement, l'Agence Régionale de Santé et tous les organismes financeurs du pôle
- Gérer le courrier postal à l'arrivée et au départ : proposition de rédaction, mise en forme, signatures
- Renseigner le N° de courrier sortant dans le tableau des flux de courriers et archiver le courrier selon la thématique dans le dossier commun sur le serveur PSP.
- Rédiger ou formaliser des courriers, documents, procédures ou protocoles, tableaux, mails, diaporamas, rapports, comptes rendus et supports de communication dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gestion des documents du PSP et archivage dématérialisé dans le dossier commun sur le serveur PSP et sur le disque dur externe du PSP
- Partager les tâches tracées et les états d'avancements horodatés des missions confiées aux deux assistant(e)s.

Un suivi hebdomadaire est planifié entre les deux assistant(e)s administratif(ve)s, le CAP et le CSS.

Gérer administrativement les ordres de mission (OM) concernant les déplacements en France et à l'étranger, de personnels médicaux et non-médicaux du PSP:

- Réceptionner et vérifier tous les ordres de mission du pôle selon les modalités réglementaires et les attendus du directeur référent du PSP, avant la mise à la signature en réunion hebdomadaire de DMA,
- Renseigner le N° OM sur le document signé avant envoi au secrétariat du service demandeur, et tracer dans le tableau du dossier commun sur le serveur PSP
- Distribuer et suivre les demandes individuelles de tickets de transport en commun pour des déplacements professionnels ponctuels
- Tracer exhaustivement les OM et documents associés dans le dossier commun sur le serveur PSP
- Suivre les budgets des OM par UF du PSP et transmettre en reporting trimestriel (au minim