Office Manager

**Pour nous aider à faire vivre et à développer nos 3 espaces de coworking situés à Juvisy-sur-Orge et Viry-Châtillon (91) nous recherchons notre super office manager polyvalent€ souhaitant partager avec nous notre vision d’un monde du travail convivial, innovant et collaboratif.**

Description du poste
- **Intitulé du poste : Office Manager / **Assistant(e) de direction
- **Positionnement dans l'organisation : rattachée au gérant de 3 espaces de coworking, au sein d’une équipe de 3 personnes et d’une communauté d’une 100 aine de coworkers.**:

- **Missions principales : vous accompagnez le gérant dans le but de faciliter et d’optimiser la gestion opérationnelle et administrative de l’activité et l’expérience client des coworkers. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.**:

- **Rela**t**ions internes et externes **:en contact direct avec les clients des 3 espaces de coworking mais également les prospects éventuels et les fournisseurs/prestataires.
- **Localisation : poste** basé à Viry-Châtillon. Visites ponctuelles mais régulières à prévoir sur les 2 autres sites basés à Juvisy sur Orge. Télétravail partiel possible mais devant resté exceptionnel (mission d’accueil physique dans nos espaces).
- **Activités et tâches**

**Relations clients & prospects**:

- Réceptionner les appels téléphoniques
- Savoir présenter notre offre de services complète auprès de prospects éventuels
- Préparer le contrat de nouveaux coworkers ou mettre à jour celui de coworkers déjà présents
- Accueillir physiquement les nouveaux coworkers et participer à leur intégration
- Mesurer et suivre la satisfaction des clients
- Etre force de proposition sur l’identification de pistes d’amélioration pour développer l’expérience clients

**Organisation & fonctionnement des 3 lieux**
- Contrôler régulièrement les lieux (approvisionnement, fonctionnement,)
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Préparer et organiser la logistique pour les événements internes et externes organisés sur les 3 lieux

Gestion
- Suivre les ventes et la facturation associée
- Effectuer les rapprochements bancaires
- Suivi et gestion des litiges clients
- Gérer administrativement notre organisme de formation

Profil du poste

**Compétences recherchées**
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciel comptable, logiciels spécifiques
- Bonnes connaissances en gestion administrative voire comptabilité
- Idéalement connaissance du monde de la formation et de l’environnement Qualiopi

**Aptitudes professionnelles**
- Orientation services & satisfaction clients
- Qualités relationnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Qualités rédactionnelles
- Organisation et rigueur
- Capacité d’adaptation
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Disponibilité
- Rapidité d’exécution
- Polyvalence

**Expérience professionnelle requise**
- A déjà travaillé en relation directe avec des clients
- A déjà réalisé des missions très opérationnelles et polyvalentes
- A été en contact avec le monde de l’entrepreneuriat
- Idéalement, possède une expérience dans le domaine de la formation professionnelle en environnement Qualiopi

**Formations / diplômes**
- Bac + 2 à mínima

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 23 000,00€ à 35 000,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel