Secretaire (H/F)

Critères de l'offre Présentation de la Croix-Rouge Vous souhaitez rejoindre une filière "Personnes âgées & Domicile" qui: Développe une philosophie singulière de prise en soins et d'accompagnement autour de la participation et de l'inclusion sociale Se dote de structures complémentaires offrant aux personnes âgées un parcours de vie adapté et permet aux professionnels un vrai parcours professionnel Place la qualité de vie au travail des professionnels au cœur de ses préoccupations Porte des valeurs qui permettent à chacun (personnes accompagnées et professionnels intervenants à leur côté) un réel épanouissement. Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation. Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale. Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 17 000 salariés qui, à travers plus de 70 métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d'instituts médicoéducatifs, de crèches, de maisons de retraite, de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d'hébergement d'urgence, de formation, de missions internationales Poste Nous recherchons suite à l'ouverture récente de l'établissement un/une secrétaire à 1 ETP pour l'Ehpad dans le cadre d'un remplacement. Rattaché à la Direction du pôle et plus particulièrement à la directrice d'établissement personnes âgées domicile du Vaucluse, vos principales missions sont les suivantes: ACCUEIL ET SECRÉTARIAT Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs. Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants. Suivre et alimenter les relations avec les fournisseurs. Répondre aux demandes et accompagner les bénéficiaires ainsi que les salariés dans leurs démarches. Rédiger les courriers destinés à des destinataires internes et externes. ADMINISTRATION DES DOSSIERS Saisir les dossiers des personnes accompagnées dans le logiciel métier. Organiser le classement, l'archivage des dossiers et gérer les fournitures de bureau. Suivre administrativement les dossiers des bénéficiaires. Préparer, envoyer et assurer le suivi des contrats de prestation. Organiser les visites de préadmissions avec les familles et préparer les dossiers correspondants. Constituer et assurer le suivi administratif des admissions des résidents, y compris la préparation des contrats de séjour. Gérer les dossiers d'aides sociales, en lien avec les conseils départementaux et le domicile de secours des résidents. COMPTABILITÉ - GESTION Collecter, codifier et transmettre les factures au responsable financier. Participer aux campagnes de règlements. Saisir la facturation Réaliser le suivi et les rapprochements bancaires. Préparer et envoyer les chèques pour les règlements des fournisseurs et des salariés. Collaborer avec le comptable et la direction pour le suivi des facturations fournisseurs. Identifier les créances impayées et effectuer les relances nécessaires auprès des familles ou tuteurs. **Date de début**: 20/01/2025 Vous justifiez d'une expérience en gestion administrative, idéalement dans le secteur médicosocial ou en EHPAD. Vos compétences en organisation, votre rigueur et votre sens du relationnel sont des atouts essentiels à la réussite de vos missions. Une maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers ainsi qu'une connaissance des démarches administratives liées aux admissions et aides sociales seraient un plus. Poste à pourvoir dès que possible, avec une possibilité de renouvellement. **Expérience souhaitée**: Confirmé Rejoignez-nous Vous recherchez du sens et souhaitez vous épanouir au sein d'une association engagée et porteuse de valeurs humanistes ? Nos collaborateurs bénéficient de divers avantages tels que le Compte Épargne Temps, une garantie d'évolution de la rémunération, une prime de fin d'année, une mutuelle et prévoyance avantageuses, un accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales La Croix-Rouge française est une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital, et est signataire d'un accord : Diversité et égalité professionnelle. Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination et s'engage auprès de ses salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre. De même, engagée sur les sujets sociétaux, la Croix-Rouge française inscrit dans sa stratégie deux engagements ambitieux en faveur de l'environnement. Avec pour double objectif de sensibiliser et outiller 100% de ses volontaires aux conséquences du changement climatique et de réduire de moitié son empreinte carbone à l'horizon 2030. Date de prise de poste souhaitée Dès que possible, avec une possibilité de reno