Adjoint Administratif

La Protection Judiciaire de la Jeunesse (PJJ) est une direction du Ministère de la Justice chargée de l'ensemble des questions relatives à la justice des mineurs. Les services de la PJJ concentrent leur intervention sur l'action d'éducation auprès des mineurs ayant commis des actes de délinquance et sur l'investigation, civile et pénale.

Le service territorial éducatif de milieu ouvert de Brétigny-sur-Orge - environ 40 agents - se compose de 3 unités éducatives : l’unité éducative de milieu ouvert de Brétigny-sur-Orge, l’unité éducative de milieu ouvert de Juvisy-sur-Orge et l’unité éducative de Palaiseau.

Le(la) secrétaire en Unité Educative de Milieu Ouvert de Juvisy-sur-Orge fait partie intégrante de l’équipe et occupe un rôle central en matière d’organisation, de gestion, d’accueil, d’information, de communication et de suivi des dossiers. Le(la) secrétaire en UEMO est souvent la première interface entre le service et les usagers ou partenaires ; elle veille en premier lieu à leur réserver la meilleure qualité d’accueil aussi bien physique que téléphonique.

**Activités et tâches du poste**:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique.
- Accueillir et guider les stagiaires et les nouveaux personnels.
- Assurer la diffusion et l’affichage de l’information.
- Traiter le courrier arrivée /départ : enregistrement du courrier physique et électronique (gestion de la boîte mail structurelle), diffusion
- Saisir, gérer et vérifier les données informatiques (Progiciel Parcours, fichier de suivi des dépenses, Chorus, tableaux de bord, logiciel grèves, logiciel congés ).
- Archiver les documents et les dossiers des services.
- Gérer les dossiers des jeunes suivis (ouverture, classement, mise à jour, archivage).
- Organiser et suivre le plan de classement du service.
- Vérifier les frais de déplacements.
- Tenir la sous - régie (cahier de régie, préparation des états de dépenses).
- Suivre les stocks de fournitures, préparer les bons de commande, réceptionner et contrôler les fournitures livrées, enregistrer les factures.
- Suivre le budget affranchissement, et renouveler le stock de timbres.
- Assurer les commandes de fournitures, de petit matériel de bureau.
- Gestion administrative RH de proximité : suivi des absences, des formations, tenue à jour du dossier des agents.
- Effectuer le suivi des véhicules en lien avec l’assistant de prévention et le responsable d’unité (relevés kilométriques, échéances des contrôles techniques, prise de rendez-vous)
- Participer aux réunions institutionnelles.

Le(la) secrétaire en UEMO apporte son soutien technique et administratif aux professionnels de l’UEMO ainsi qu’aux cadres.

**Activités et tâches du poste**:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique.
- Accueillir et guider les stagiaires et les nouveaux personnels.
- Assurer la diffusion et l’affichage de l’information.
- Traiter le courrier arrivée /départ : enregistrement du courrier physique et électronique (gestion de la boîte mail structurelle), diffusion
- Saisir, gérer et vérifier les données informatiques (Progiciel Parcours, fichier de suivi des dépenses, Chorus, tableaux de bord, logiciel grèves, logiciel congés ).
- Archiver les documents et les dossiers des services.
- Gérer les dossiers des jeunes suivis (ouverture, classement, mise à jour, archivage).
- Organiser et suivre le plan de classement du service.
- Vérifier les frais de déplacements.
- Tenir la sous - régie (cahier de régie, préparation des états de dépenses).
- Suivre les stocks de fournitures, préparer les bons de commande, réceptionner et contrôler les fournitures livrées, enregistrer les factures.
- Suivre le budget affranchissement, et renouveler le stock de timbres.
- Assurer les commandes de fournitures, de petit matériel de bureau.
- Gestion administrative RH de proximité : suivi des absences, des formations, tenue à jour du dossier des agents...
- Effectuer le suivi des véhicules en lien avec l’assistant de prévention et le responsable d’unité (relevés kilométriques, échéances des contrôles techniques, prise de rendez-vous)
- Participer aux réunions institutionnelles.

**Compétences requises**:

- Savoir accueillir et informer les usagers, les partenaires, et les professionnels
- Maîtriser les outils bureautiques
- Participer à la gestion du service (suivi des stocks, des dépenses, gestion de l’archivage.)
- Etre organisé et rigoureux
- Avoir le goût du travail en équipe

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 4 mois

Salaire : à partir de 850,00€ par mois

Nombre d'heures : 18.5 par semaine

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel