Gestionnaire Administratif Du Courrier

Rattaché à la ville de Nice, le Centre Communal d’Action Sociale emploie près de 600 agents pour un budget annuel de l’ordre de 80 millions d’euros.

Les actions sociales de proximité ont pour mission d’accompagner toute personne en difficulté à retrouver ou à développer son autonomie au quotidien, notamment dans le domaine social et médico-social.

Le CCAS de Nice oriente ses actions autour de deux populations : les personnes âgées et les personnes en situation de précarité ou de difficultés sociales. Ces interventions constituent un facteur de cohésion et de développement social sur le territoire de la ville de Nice.

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
Au sein de la Direction Administrative, Financière et Juridique du Centre Communal d'Action Sociale de la DGA Solidarité et Cohésion Sociale, le service courrier et accueil a pour missions de:

- Gérer le courrier interne et externe du CCAS (ventiler les courriers dans les Directions).
- Enregistrer les Courriers sur le logiciel ELISE et suivi du circuit des signatures.
- Réceptionner les parapheurs, les enregistrer sur le registre et les ventiler dans les étages.
- Assurer le secrétariat divers : envoi de mails, mise en forme de comptes-rendus manuscrits, classement.
- Accueillir, informer et orienter les usagers qui se présentent ou qui téléphonent à l’accueil du Siège du CCAS.

**En qualité de Gestionnaire administratif du courrier H/F, **vous serez en charge de:

- Réceptionner le courrier arrivé au Siège et en assurer le traitement (tri, enregistrement, imputation et ventilation).
- Assurer le suivi, de l’enregistrement à l’archivage (circuit signatures).
- Gérer le circuit des parapheurs, de l’arrivée au départ de l’immeuble.
- Effectuer des tâches de secrétariat diverses pour le Directeur Administratif, Financier et Juridique.

**MISSIONS PRINCIPALES**:

- **Réceptionner et gérer le courrier interne et externe**:

- Réceptionner le courrier arrivé de la Métropole, en effectuer le tri pour les imputations et ventiler le reste dans les bannières des différentes Directions.
- Mise dans le circuit du courrier pour la Direction générale, mise en parapheurs des courriers nominatifs du Directeur général.
- Enregistrer quotidiennement le courrier arrivé sur le logiciel ELISE.
- Saisir dans ELISE les modifications d’imputation et les annotations portées par la Direction générale sur les courriers.
- Faire une recherche concernant les demandes afin de les orienter au mieux par réponse courrier.
- Rédiger et enregistrer les accusés de bonne réception des courriers institutionnels signalés par le Cabinet du Maire et les mettre dans le circuit des « visas ».
- Rattacher et archiver sur ELISE les courriers AR signés par le Directeur général, les classer dans un chrono.
- Ventiler les courriers signalés avec accusés de réception.
- Relancer les services.
- Classer les courriers signalés.
- Demander la ré-imputation au BCC Métropole des courriers RH.
- Assurer un relai avec les services de la Métropole Nice Côte d'Azur (huissier et courrier) afin de réguler les éventuelles difficultés dans l’acheminement du courrier entre les services du CCAS.
- Gérer les parapheurs**: tenir à jour un registre « arrivée » et « départ ».
- Ventiler les parapheurs aux services après signature de la Directrice générale ou de la Vice-Présidente.
- **Secrétariat**:

- Mise en forme et frappe de comptes-rendus de réunions manuscrits.
- Rédaction de mails, courriers.
- Organisation de réunions, rendez-vous pour le Directeur.
- Relecture des parapheurs : vérification syntaxe, orthographe, présentation, et corrections.
- Classements dossiers, rangements fournitures de bureau, commandes à l’Economat.

**MISSIONS PONCTUELLES**:

- Gérer le planning de la salle du CA.
- Tenir à jour le registre de prêt du Rétroprojecteur.
- Assurer l’accueil du site en cas d’absence des titulaires.
- Effectuer toute action permettant d’assurer la continuité du service public et l’exercice des missions du CCAS. Notamment par le remplacement de l’agent d’accueil lors de sa pause méridienne, ou lors de ses absences, lorsque son binôme est indisponible.

**Conditions de travail**:

- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).
- Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 8h30 - 17h00. Ces horaires peuvent varier en fonction des nécessités de service.
- Le vendredi : 8h30 - 15h45.
- RIFSEEP : 5.
- NBI : non.
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Travail essentiellement sur écran.
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l’arrêt : Tram ligne 1 arrêt Opéra vieille ville.
- Temps partiel possible : non.
- Travail en open space : non.
- Poste éligible au télétravail : oui.
- Véhicule : non.

**NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS**
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de c