Assistant Pole Projets

BARAT CORPORATE est une organisation à la tête du réseau d’environ 60 restaurants EAT SALAD.

Aujourd’hui, BARAT CORPORATE comprend une vingtaine de collaborateurs qui exercent sur différents pôles : Marketing, Formation, Comptabilité et Finance, Projets, Ressources humaines.

Dans le cadre de notre développement nous recrutons un Assistant pôle projets H/F pour notre marque.

Pour accompagner notre équipe projets, vous devrez remplir les tâches suivantes:
**Description du poste**:
**MISSIONS**:
ADMINISTRATION PROJETS
- Accompagnement de l’équipe Projets dans la partie administrative et financière des projets
- Mise en page et mise à jour des process du service projets : cahier du franchisé, manuel SAV, cahier des prescriptions
- Suivi, rédaction, et envoi de l'ordre du jour et du compte-rendu de la réunion projets hebdomadaire
- Enregistrement de l'ensemble des factures du service projets et relation avec le service comptabilité
- Gestion des relances de paiement et relation avec les fournisseurs en support à la Responsable Projets
- Organisation des déplacements et gestion des notes de frais de la Responsable Projets
- Suivi de la documentation
- Archivage des données papier et de nos serveurs/bases de données

COMMANDE & ACHAT POUR LES OUVERTURES
- Demandes de devis à une dizaine de fournisseurs (dont PLV, enseignes, ameublement)
- Relecture et signature des devis en relation avec le chargé de projets
- Commande en ligne de certains articles sur différents sites (ex: congélateur, coffre-fort)
- Suivi des dates de livraison selon les plannings travaux
- Réception et vérification des factures
- Enregistrement des factures dans le tableau de suivi des dépenses Barat CORPORATE
- Suivi des paiements des factures en relation avec le service comptabilité
- Rédaction de la check-list du franchisé
- Réalisation du colis ouverture en provenance du siège
- Commande des tenues en amont pour transmission au service formation
- Relation avec le franchisé lors de la semaine d’aménagement
- Suivi des manquants et des erreurs fournisseurs
- Relation avec les fournisseurs
- Mise à jour des fichiers PLV en relation avec le graphiste (vérification des fichiers et informations transmises)
- Archivage des données dans le CRM lors de la finalisation du dossier
- Recherche de nouveaux fournisseurs pour amélioration de la qualité de produits ou nouvelle tarification (ex : mur végétal, tables)

COMMANDE & ACHAT POUR LES RESTAURANTS OUVERTS
- Gestion des commandes non-alimentaires pour tout le réseau, incluant la logistique des envois et la réalisation de cartons
- Prise en compte des commandes et insertion dans une tableau Excel de suivi
- Commande de la PLV à notre fournisseur : demande devis, signature devis, suivi livraison
- Commande des assiettes à notre fournisseur : demande devis, signature devis, suivi livraison
- Commande des uniformes via tableau Excel commun à notre fournisseur
- Réalisation du carton en réserve, impression de l’étiquette UPS, envoi au franchisé
- Refacturation de l’ensemble des commandes aux franchisés via SAP
- Transmission des factures à la comptabilité pour prélèvement
- Organisation de la réserve : rangements des cartons, gestion des déchets, suivi des stocks de produits, commande de réassort quand stocks manquants, commandes de cartons et scotch tous les 2 mois
- Réponse à toutes les demandes EUDONET « commande non alimentaire » des franchisés : réclamations ou sujets non standardisés
- Mise à jour régulière du tableau « Annuaire des produits Barat CORPORATE » avec tarifs, références, informations
- Accompagnement du service marketing dans toutes les demandes d’achat concernant la PLV
- Reporting hebdomadaire des commandes à la direction via un tableau Excel
- Envoi de toute la PLV à l’ensemble du réseau pour chaque modification de tarifs ou produits : mettre en enveloppe, adresses, et timbres

DEVELOPPEMENT PRODUIT NON-ALIMENTAIRE
- Sourcing de produits à la demande (exemple : sapins de Noel, coupe-œuf, récipients réutilisables) : recherche produits sur internet, mise en relation avec des fournisseurs, demandes d’informations et tarifications
- Rédaction de proposition pour validation auprès de la direction via Powerpoint ou One Note
- Analyse des tarifs achat et vente
- Négociation des tarifs auprès des fournisseurs en collaboration avec la direction

SAV
- Prise en compte de la demande des franchisés (électricité, plomberie, agencement)
- Relation avec le prestataire adapté pour demande d’interventions
- Suivi de la date d’intervention, relances régulières
- Relation avec le franchisé pour suivi des interventions
- Suivi des factures : enregistrement dans un tableau de suivi des dépenses
- Relation avec le service comptabilité pour les refacturations aux franchisés
- Collaboration étroite avec le Responsable des exploitations pour les demandes SAV des restaurants compagnie

SERV