Assistant Administratif Site

**Votre mission**:
**Gestion administrative**:

- Rédiger et traiter des courriers, des mails et ou note interne en veillant à leur exactitude et leur clarté.
- Préparer des rapports, synthèse ou compte rendu à la demande des responsables ou membre des équipes FM souvent à partir de données fournies.
- Mettre à jour et concevoir des modèles documentaires pour faciliter les processus internes.
- Classer, organiser, archiver les documents papier et ou numérique dans le respect des normes et réglementation en matière de conservation des documents.
- Constituer, suivre, animer, mettre à jour les dossiers administratifs, tableaux de bord et outils de la filiale FM.
- Animer, mettre à jour et suivre les outils et plateformes à disposition.

**Gestion opérationnelle**:

- Planifier, organiser les réunions, événements des équipes FM.
- Rassembler, compiler ou créer puis transmettre les documents nécessaire (ordres du jours, présentations, rapports ).
- Coordonner suivre assister les déplacements professionnels ( transports, logements...) selon les demandes émises par les responsables FM.

**Gestion logistique et fournitures**:

- Assurer, organiser et suivre la disponibilité des ressources Matérielles et logistiques pour le bon déroulement du fonctionnement des équipes FM dans une cadre de réduction des coûts et du gaspillage.
- Réaliser suivre et réceptionner les commandes conformément aux demandes des équipes FM validées par les collaborateurs habilités dans le respect des procédures en lien.
- Mettre en place et suivre un système de suivi des stocks.

**Support comptable**:

- Réaliser, suivre les bons de commandes après validation du devis par les collaborateurs habilités.
- Réceptionner les notes de frais, contrôler les justificatifs avant mise en signature auprès des collaborateurs habilités.
- Constituer, suivre, animer, mettre à jour un tableau de bord de suivi des notes de frais et des factures fournisseurs.
- Collecter, classer, archiver les tableaux de bord de facturation de l’ensemble des équipes FM.

**Votre profil**:
De formation Bac+2, vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Votre sens de l'organisation et vos capacités rédactionnelles sont reconnus.
Mais, surtout ce sont vos qualités personnelles : sens du service, sens du contact, travail en équipe... qui vous permettront de réussir dans cette fonction.

L’assistant administratif H/F est un(e) professionnel(le) polyvalent(e) chargé(e) de soutenir les activités quotidiennes des équipes FM et/ou des responsables de la filiale FM. Il/Elle assure la gestion des tâches administratives courantes, la coordination organisationnelle le suivi des dossiers et le support comptable, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur leurs missions principales.Il/ Elle est tenu(e) à une stricte obligation de confidentialité concernant les informations traitées.

**Qui sommes-nous?**: Elior Services/Derichebourg Facility est la branche Services et Facility Management d'Elior Group constituée de 45 000 collaborateurs générant un CA de 1,1 Mds €.

Ce qui nous distingue ?

Alliance d'Expertises : Acteur de référence du multi-services, nous offrons des prestations multisectorielles en BtoB dans le Facility Management/Accueil, la Propreté, la Sûreté, la Restauration et le nettoyage (bio-nettoyage) dans le secteur de la santé.

Innovation et Durabilité : La Propreté est compatible avec le respect de l'environnement, telle est notre devise Nous figurons parmi les 3% des entreprises les mieux notées en termes de performance RSE dans notre secteur d'activité (Médaille Gold Ecovadis).

Culture Inclusive et Excellence : Signataires des chartes de la Diversité et de la Parentalité, nous nous inscrivons dans une démarche d'inclusion (taux d'emploi TH supérieur à 6%), de diversité et de lutte contre les discriminations. Des parcours de professionnalisation certifiants sur nos métiers permettent à nos Talents d'évoluer.

Notre Promesse:
Postulez dès aujourd'hui et devenez l'un de nos Talents au service de l'Excellence

LeJobQueJeVeux