Assistant Medico-administratif

**Description entreprise**:
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

**Description du poste**:
Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un **Secrétaire Médicale**(h/f)** au sein de les unités d´admission relevant au Pôle UNIVA, à temps plein.

**Mission générale du poste**:
1. **Gestion des rendez-vous**
- Prise de rendez-vous/modification/annulation.
- Indication du rendez-vous dans la planification et dans le dossier patient informatisé.
- Préparation des enveloppes de rendez-vous.
- Récupération des compte-rendu des précédentes hospitalisations, des comptes rendus des rendez-vous médicaux et numérisation dans le dossier patient informatisé.

2. **Gestion administrative du parcours patient (admission/sortie et renseignements du DPI)**

2.1 Gestion de l’admission
- Recueil des documents administratifs : CNI, mutuelle, attestation de droit sécurité sociale, médecin traitant, carte vitale, téléphone, mail, ou mise en lien avec la famille/les proches pour tenter de récupérer les informations ou les documents nécessaires.
- Contrôle de la sectorisation des patients dès l’admission.
- Remplissage du formulaire de « personne de confiance » (aux patients et familles), formulaire pour les photos (identitovigilance), chambre particulière pour les patients en Soins Libre.
- Prendre en photo les patients et ajouter le document dans le dossier patient informatisé (DPI).
- Numérisation des documents à intégrer dans le DPI (prescriptions, comptes rendus, courriers)
- Participation à la bonne tenue du dossier papier.
- Gestion administrative des patients en hôpital de jour (mouvements sur DPI et actualisation des informations administratives).

2.2 Gestion des soins sans consentements (SSC)
- Gestion des certificats pour les sorties provisoires (SP) / rdv extérieurs / sorties à l’extérieur de l’unité.
- Contrôle de la conformité des documents relatifs à l’isolement/contention (pochette et transmissions Direction des Usagers).
- Suivi des retours et transmission à l’équipe, les médecins, et le Cadre de Santé.

2.3 Gestion de la sortie
- Vérification de la validation de la lettre de liaison, impression et remise au patient lors de la sortie définitive
- Gestion de l’enveloppe de sortie du patient avec les documents nécessaires.
- Lien avec les partenaires pour le suivi ambulatoire des patients hospitalisés (CMP, HAD, IDEL etc )
- Lien avec mandataires de justice, aide a domicile
- Gestion des questionnaires de satisfaction et transmission au service qualité.
- Maintien en alerte de l’équipe lors de réquisition judiciaire ou des dépôts d’argent lors des admissions pour les sorties définitives des patients.

**3.**Autres**
- Gestion du tableau de bord de l’activité du service
- Dossier papier du patient scanné dans le DPI et transmis pour archive après la sortie définitive.
- Présence au staff et aux transmissions IDE afin de compléter les transmissions avec les dates de RDV, dernière actualité non médicale des patients.
- Prise de RDV avec les interprètes et organisation de la prestation, en lien avec les équipes soignantes.
- Prise en charge des fiches adressage/demande de prise en charge, aux différents partenaires.
- Gestion des stocks de formulaires divers et/ou bons de prescription.
- Participation à la gestion et réception des commandes en lien avec le cadre de santé (matériel et fournitures).
- Gestion de l’accueil téléphonique et physique sur une plage horaire définie, et gestion des demandes.
- Impression de documents d’informations ou renseignement des patients sur certains dispositifs du Centre Hospitalier Charles Perrens (PAD, MDU, plan du CH ).
- Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion en lien avec le cadre de l’unité.
- Participer à la dynamique au sein du pôle:

- Participer à la permanence des AMA sur le pôle,
- Soutenir la démarche qualité.

**Profil recherché**:
**Diplôme et/ou qualification**:

- Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.
- Diplôm