Assistant Administratif Et Commercial

LE POSTE:
Dans le cadre d'un remplacement du 20/08/24 au 07/01/25 (a mínima), IRSS recherche pour son campus de NANTES, qui propose des formations dans le domaine SANTE-SOCIAL-PETITE ENFANCE, un(e) assistant(e) administratif(ve), pédagogique et commercial(e) à 80%.

Véritable pilier du site, vous êtes au cœur de notre activité de formation et participez à faire le lien entre tous (apprenants, responsable de site, formateurs, siège, partenaires,), dans un poste riche et polyvalent.

Dans ce cadre vos principales missions sont les suivantes:
1/ Assurer l'accueil physique et téléphonique du Campus
- Répondre aux demandes d'informations des apprenants ou futurs apprenants
- Assurer l’assistanat du site et notamment la gestion de la boite mail administrative, du téléphone et du courrier
- Gérer le planning des salles de cours et matériels nécessaires
- Être un interlocuteur privilégié pour les apprenants, les formateurs, les entreprises, les partenaires (dont nos tutelles : DRAJES,)
- Assurer l’interface régulière entre le site et les services supports (PCI, RH, Comptabilité, communication,) ou les autres sites
- Assurer les ouvertures ou fermetures du site

2/ Assurer la gestion administrative et pédagogique du Campus
- Utiliser les outils de gestion et logiciels nécessaires au suivi des apprenants et au reporting (Edusign, Hyperplanning, Hubspot,),
- Préparer administrativement les rentrées : impressions, cartes étudiants,
- Effectuer le suivi administratif des apprenants (notamment gérer les retards et les absences) et s’assurer des émargements
- Gérer les notes et les bulletins (relance, impressions, envoi,)
- Assurer le premier niveau de rappel du règlement intérieur aux apprenants,
- Assurer le premier niveau de rappel des procédures administratives aux équipes,
- Créer les EDT sur Hyperplanning, gérer le planning des salles et gérer les évolutions

(changements de salle, absence d’un formateur,
- Participer à l’organisation des DS, examens, jurys, certifications et tests de sélection : repas,

convocation, impressions,
- Archiver et classer les documents administratifs et pédagogiques (y compris de façon dématérialisée)
- Assurer un suivi administratif et logistique du site : gestion des stocks et commande de fournitures (papier, cartouches, feutres,) en lien avec le service achats du siège, demandes de devis,

3/ Participer aux opérations commerciales du site
- Assurer des opérations de phoning des prospects avec prise de rdv
- Assurer des missions de relance commerciale et de prospection des entreprises.
- Aide aux coordonnateurs pour les visites des structures d’alternance
- Préparer et participer aux forums, réunions d’information, RI, salons et portes ouvertes

4/ Participer à l'amélioration continue
- Aide à la préparation et à l’animation des audits et contrôles des financeurs ou instances de tutelle.

VOUS:
Excellentes qualités relationnelles et maîtrise des outils informatiques sont les clés de la réussite à ce poste

Vous êtes par ailleurs dynamique, autonome et intéresse(e) par nos domaines de formation.

Vous savez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une bonne orthographe

Vous êtes, a mínima, titulaire d'un BAC + 2 en secrétariat, assistanat, assistant de gestion,...

LA SUITE:
Cette offre a retenu votre intérêt, vous vous reconnaissez dans les valeurs prônées par IRSS : n'hésitez pas à postuler en nous adressant votre CV accompagné d'une lettre de motivation... au plaisir de vous lire avant, le cas échéant, d'échanger avec vous

Poste à pourvoir fin août sur l'île Beaulieu, au sein d'une super équipe

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 5 mois

Rémunération : 1 500,00€ à 1 600,00€ par mois

Nombre d'heures : 28 par semaine

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Expérience:

- organisme de formation / école: 2 ans (Optionnel)
- Assistanat commercial: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel