Responsable Etat Civil, Demarches Administratives Et Citoyennes

**Descriptif et missions**: ACTIVITES PRINCIPALES - Responsable de l"état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l"appui technique dans ces trois domaines d"activité. - Il est officier d"état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d"état civil. - Il assure le management de proximité de l"équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l"organisation et fait le lien entre l"équipe et la Directrice du Service. - Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages. AUTRES ACTIVITES 1- Garantir l"appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d"état civil - Garantir le respect des textes - Garantir la qualité de l"accueil des usagers - Garantir les délais de gestion des demandes des usagers - Sécuriser les documents délivrés en matière d"état civil - Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes 2- Assurer le management de proximité des agents du Service - Procéder à l"évaluation annuelle des agents du service - Préparer le planning des présences - Accompagner les agents dans la professionnalisation et l"évolution de leurs postes de travail - Accompagner les agents dans la démarche d"amélioration continue 3- Organiser les activités du service - Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes - Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives - Assurer l"accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins 4- Assurer l"interface avec la Directrice - Rendre compte de l"activité du service - Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs - Proposer à La Direction toute mesure susceptible d"améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs - Proposer des actions en vue d"améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d"amélioration continue - Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d"un agent de l"équipe. - Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l"absence de la Directrice. Référence de l'offre : ikaud05ku5 **Profil recherché**: SAVOIRS - Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière: - D"état civil, (code civil, IGREC) - Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral)) - Affaires Générales : CNI, passeports, - Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents...) - Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques) - Connaître l"organisation et le fonctionnement de la collectivité - Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles - Savoir animer une équipe. Management. SAVOIRS-FAIRE - Capacité à rendre compte - Capacité à anticiper les besoins des usagers - Capacité à animer une équipe - Capacité à contrôler le travail de l"équipe - Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions. - Qualités d"expressions écrites et orales, - Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage - Savoir gérer son temps, - Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable. SAVOIRS-ETRE - Autonomie, rigueur, efficacité, - Neutralité, devoir de confidentialité - Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie - Avoir des qualités relationnelles et d"écoute, - Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d"activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux). Temps de travail : 39h10 hebdomadaire Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux) Rémunération et avantages: Statutaire - Régime indemnitaire - prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) - Participation mutuelle et prévoyance - Politique dynamique en matière de formation - Collectivité adhérente au CNAS - Amicale du personnel - Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun - Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne) => Poste ouvert au cadre d"emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible. **Avantages liés au poste**: **Avantages collectifs au travail**: **Description de la collectivité**: Citée du Cheval (23665 hab), bordée par la Seine et la forêt, la Ville de Maisons-Laffitte, située à 15 minutes en RER de Paris, offre aux habitants un cadre de vie préservé grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maîtrisé.