Responsable Administratif

FER-PLAY SAS est une entreprise de maîtrise d'œuvre générale, de conseil et d'ingénierie ferroviaire en maintenance et travaux dans les spécialités suivantes:

- Voie ferrée
- Signalisation ferroviaire
- IFTE (EALE, caténaire et ligne aérienne de contact)

L'activité de la société FER-PLAY a débuté en 2010 sous la forme d'un groupement d'entreprises individuelles.
En 2016, le niveau d activité et de demande a permis à ce groupement de créer FER-PLAY et de répondre ainsi à l'ensemble des prestations attendues par les maîtres d'ouvrage.

Nous sommes en collaboration avec de nombreuses organisations:

- Les grandes entreprises ferroviaires telles que la SNCF, la RATP,
- Les ingénieries telles que SYSTRA, EGISRAILS, SETEC, SCE, ARCADIS, AREP,
- Les collectivités qui gèrent les transports telles que les métropoles urbaines (tramway), les chemins de fer touristiques, les ports

Nous recherchons un-e Responsable Administratif-ve.

Votre rôle sera de gérer des dossiers administratifs de réponse à des appels d offres, d'analyser les besoins des clients, d'être le bras droits des dirigeants de l'entreprise en prenant en charge l'ensemble des tâches de gestion : administration, comptabilité, commercial, communication interne.

Voici les missions principales du postes:
**Veille et sélection des appels d'offres**:

- Anticiper les besoins des marchés correspondant aux activités de FER-PLAY.
- Consulter quotidiennement les sources de publication des appels d'offres privés et publics.
- Analyser les dossiers de consultations plans quantitatif (montants des marchés, délais) et qualitatif (aspects juridique et technique).
- Assurer les relations avec les services impliqués : technique, administratif.

**Réponse aux appels d offres**
- Préparer les argumentaires pour les dossiers qualifiés : identifier les éléments différenciants répondant aux problématiques des commanditaires.
- Rédiger la partie administrative des réponses aux appels d'offres, vérifier leur parfaite adéquation à l'ensemble des exigences du cahier des charges.
- Suivre toutes les phases de la procédure jusqu'à la contractualisation.

**Soumission des dossiers et suivi des marchés**
- Vérifier la parfaite conformité des dossiers sur la forme, le fond, les délais impartis.
- Suivre les décisions d'adjudication, relancer les commanditaires, utiliser les recours éventuels.
- Gérer les contractualisations, les reconductions et prolongations de marché.
- Renseigner les tableaux de bord, intégrer les pièces contractuelles, techniques, budgétaires dans la base de données documentaires, participer aux retours d'expérience.

**Gestion de la relation client**
- Assurer le suivi des réponses aux appels d'offre et le conseil.
- Gérer quotidiennement des prestataires.
- Recueillir les besoins exprimés par les clients.
- Mettre en œuvre les opérations et processus d'amélioration de la relation client.

**Assistance auprès de la direction**
- Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
- Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations.
- Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
- Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.

**Gestion administrative**
- Gérer les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
- Assurer le suivi des stocks et la logistique (EPI, pack informatique).

**Gestion comptable et commerciale**
- Effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés.
- Gérer les fournisseurs et prestataires : suivre les contrats, saisir les factures sur l'ERP, négocier les tarifs.
- Identifier et mettre en œuvre les optimisations pour les achats de toute nature (location de véhicule, assurance, outillage, etc).

Vous justifiez d'une expérience significative sur un poste de Responsable Administrif-ve ou de Responsable Appels d'Offres.

Vous détenez des solides connaissances:

- des procédures classiques et dématérialisées de gestion des appels d offres privés et publics,
- des outils de veille d appels d offres, des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel avancé),
- de logiciel ERP et de logiciel de rédaction des pièces de marchés publics,
- en gestion, comptabilité.

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Salaire : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant
- Travail à domicile

Programmation:

- Horaires flexibles
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

Flextime