Chargé(E) de Process Compliance Clients

MISSIONS:

- Gérer l’ensemble des process de compliance liés aux opérations suivantes:

- RP simples et groupées, Congrès, Symposiums, Stands, Dons, Advisory Boards, contrats orateurs et consultants
- Opérations siège et terrain, commercial et médical
- BUs : Médecine Interne, Oncologie, Vaccins, Maladies Rares, Inflammation & Immunologie, Hôpital
- Réaliser le travail en respectant les délais légaux, les délais MAPP (Mes Procédures et Politiques Anti-Corruption) Service Center et les process internes (approbations et validations, etc) et en répondant aux besoins des donneurs d’ordres
- En liaison avec le Mapp Service Center et la Compliance, faciliter le traitement des dossiers nécessitant des interactions avec les autorités compétentes (Conseils de l’Ordre et Agence Régionale de Santé) suite à la soumission des dossiers par le MAPP Service Center

ACTIVITES PRINCIPALES:
GESTION DES PROCESS COMPLIANCE
- Référentiels:

- Loi DMOS/loi LAC (Loi Anti-Cadeau)
- Loi sur la transparence des liens d’intérêt
- Procédures internes liées au nouvel outil dédié
- Procédures globales liées à la loi FCPA (Foreign Corrupt Practices Act)
- Gère les processus administratifs pour les événements initiés par les collaborateurs siège et terrain
- Saisit les opérations pour approbation dans l’outil dédié dans les délais impartis
- Apporte les conseils et informations nécessaires qui relèvent de sa compétence aux opérationnels dans le cadre de la préparation de ces événements
- Apporte des éléments complémentaires au dossier pour finaliser son traitement
- Etablit les contrats sur la base des informations transmises par les initiateurs des opérations et en collaboration avec le Juridique dans le cas de contrats spécifiques (hors contrats standards)
- Saisit et soumet les transactions dans l’outil dédié en assurant le respect des délais de soumission au MAPP Service Center et des délais de la procédure MAPP pour chaque type d’opérations
- S’assure de la conformité des dossiers soumis dans les systèmes en termes de Compliance (référentiels précités)
- Transmet les documents nécessaires à l’opération (contrat, feuilles d’émargement ) à l’initiateur de l’opération
- Recueille les éléments documentaires nécessaires au dossier (listes de présence, documents modifiés manuellement), auprès des clients internes (collaborateurs siège et terrain) et externes (professionnels de Santé, sociétés de prestation et associations) et les télécharge dans le système pour la clôture des événements
- Assure la confirmation de la participation et assure de la clôture des événements
- Est l’interlocuteur principal des initiateurs d’évènements pour l’ensemble du process
- En liaison avec le Mapp Service Center et la Compliance, est l’interlocuteur des autorités compétentes (conseils de l’ordre et ARS) pour les dossiers nécessitant des interactions et notamment pour faciliter l’obtention de certaines autorisations, de certaines explications liées à des courriers de refus ou de recommandation des conseils de l’ordre et des ARS
- En liaison avec la Compliance, facilite l’organisation logistique des comités dons et partenariat : fixe les réunions, coordonne et rassemble les éléments nécessaires au comité, transmet l’ordre du jour, envoie le compte-rendu consolidé sur la base des éléments transmis par la Compliance.

SUIVI ET MISE A JOUR DOCUMENTAIRE
- Réactualise les documents supports au service (lettre d’invitation, de déclaration ) en relation avec la division juridique, le MAPP Service Center et la direction Ethique et Compliance le cas échéant
- Contribue à la préparation des audits et inspections et à leur déroulement par la mise à disposition des documents nécessaires en liaison avec le MAPP Service Center
- Prépare et transmet les indicateurs de suivi d’activité au Responsable Process Compliance

AMELIORATION DES PROCESSUS
- Est force de proposition dans le cadre de l’amélioration des processus liés à la gestion des événements, dans la limite des contraintes du nouvel outil dédié
- Participe aux réunions transverses, dans le cadre d’une amélioration continue des processus DMOS, transparence et procédures Corporate.

COMPETENCES CLES
- Etre rigoureux en appliquant les règles et procédures dans un souci d’exigence de qualité et d’efficacité
- Organiser et planifier ses activités ou celles de son équipe, dans le respect des délais et des exigences client
- Arbitrer les priorités pour mettre en œuvre un plan d’actions efficace de développement de son activité
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie sur son périmètre de responsabilité
- Prendre en compte les priorités des autres pour apporter une réponse adaptée
- Adopter une posture d’écoute et respecter les différents points de vue pour créer un climat favorable à la coopération
- Adapter sa