Coordinateur (Trice) Administratif (Ve), Technique & Commercial(E)

**À propos du poste**
Nous recherchons un (e) coordinateur (trice) administratif (ve), technique et commercial (e) motivé (e), polyvalent (e), organisé (e), doté (e) d’un excellent sens du relationnel pour rejoindre notre équipe dynamique dans le domaine du diagnostic immobilier.

Le ou la Coordinateur (trice) administratif (ve) technique et commercial (e) a un rôle clé dans le soutien des activités administratives et commerciales de l’entreprise. Il ou Elle est chargé (e) de la gestion administrative des dossiers, du suivi technique des interventions et de la relation client.

Le ou la Coordinateur (trice) administratif (ve) technique et commercial (e) doit assurer le suivi administratif, commercial et règlementaire des opérations, en coordination avec les diagnostiqueurs, les clients et les partenaires, et ses supérieurs hiérarchiques tout en garantissant la qualité des services et le respect des délais.

**Missions principales**

Gestion administrative:

- Assurer la gestion des dossiers clients (création, mise à jour, archivage) et veiller à la conformité des documents administratifs nécessaires (certificats, autorisations, contrats).

Sharepoint:

- Création sur le SHAREPOINT le compte de tous nouveaux clients en page d’accueil en incluant dans la bibliothèque de documents créée par Le ou la coordinateur (trice) administratif (ve) technique et commercial (e) tous les dossiers nécessaires incluant tous les documents destinés aux clients (devis, factures, plans, tableau de suivi des demandes et d’intervention, etc )
- Création de tableaux de suivi de dossier qui devront être mise à jour à la fréquence mentionnée ci-dessous. La fréquence des mises à jour peut être revue par la hiérarchie
- Mise à jour des tableaux de suivi des partenaires et de tous nouveaux partenaires (Communes, Syndics, Agences, clients grands comptes, etc )

Facturation:

- Suivre la facturation, les paiements et relancer les clients en cas de non-paiement.
- Mise à jour du tableau de relance facture : toutes les relances se font par téléphone et les factures seront à envoyer.

Logiciel métier:

- Insérer dans le logiciel métier tous les documents nécessaires à chaque dossier concerné (bons de commande, certificats de dépôt des factures mises sur Chorus, contrats d’intervention / avenant de contrat, l’ensemble des documents afférents à la mission etc )
- Mise à jour des bases de données clients et des outils de gestion dans le logiciel métier (création d’articles, support des documents, mise en page des documents et mise à jour du template, etc )
- Saisir sur le logiciel métier les règlements reçus
- Mise à jour des données des rapports avec l’accord préalable du directeur technique

Gestion et suivi de dossiers:

- Planifier et coordonner les interventions des techniciens en diagnostic immobilier en tenant compte des disponibilités et des priorités.
- Gestion des plannings des diagnostiqueurs
- Préparer les documents nécessaires aux interventions (ordres de mission, formulaires, etc.).
- Coordination des diagnostiqueurs : transmission des informations nécessaires (plans, photos, consignes spécifiques, informations cadastrales, etc ), qui ont été préalablement demandées lors la demande. Il faut assurer que les diagnostiqueurs disposent des informations nécessaires pour leurs interventions (coordonnées du donneur d’ordre, du propriétaire, du locataire s’il y en a un ou de la personne donnant accès au bien, adresses, nature du bien, type de diagnostic requis).
- Gestion du processus d’envoi aux laboratoires concernés des échantillons d’analyse (demande de bordereau, envoi, communication des délais et transmission des résultats au technicien concerné)
- Rester informé(e) des évolutions légales et réglementaires liées au diagnostic immobilier.
- Assurer le suivi des rapports de diagnostic, veiller à leur conformité et les transmettre aux clients dans les délais.
- Relecture et vérification ainsi que la mise en forme des rapports techniques réalisés par les diagnostiqueurs avant leur envoi aux clients et prestataires.
- Transmission des rapports finaux aux clients et partenaires

Gestion du courrier:

- Le ou la coordinateur(trice) administratif (ve) technique et commercial (e) sera en charge de récupérer les courriers au siège à la demande du supérieur hiérarchique.

Coordination des équipes:

- Communiquer aux techniciens les spécificités de l’intervention afin qu’ils se préparent avec le matériel et équipement adéquats.
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs, techniques et commerciaux pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise

Support commercial:

- Accueillir les clients, les informer sur les prestations de l’entreprise et répondre à leurs demandes. Renseigner les clients sur les prestations à réaliser en fonction de la règlementation et des caractéristiques du bien
- Suivi de la satisfaction client et gestion des réclamations.
- Proposer des solutions rapides pour résoudre les problèmes rencontrés. En cas de