Assistant-e Du Pole Parcours de Vie Et Du

**Contexte**:
**Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine**

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale de la Charente

Pôle : Parcours de vie

**Localisation géographique du poste : Angoulême**

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général:
Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 ou 5A

Si vous n’êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Poste d’encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Non

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil départemental, établissements de santé et, encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire dans le champ d’action de l’ARS.

Ainsi, la **Délégation Départementale de la Charente** est composée de trois pôles:

- un Pôle offre de soins,
- un Pôle santé environnement bi-départemental,
- un Pôle parcours de vie.

**Mission/Activités**:
Définition du poste : _Assister les responsables du pôle parcours de vie et du département santé environnement et leurs équipes dans l’organisation quotidienne du travail. Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et les responsables hiérarchiques et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information._

Activités essentielles:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels,
- Gérer la planification individuelle et collective : les agendas, les déplacements, l’organisation des réunions (utilisation de l’outil Lifesize) et des journées régionales, les congés ,
- Traiter le courrier dans ses différentes étapes : entrées et sorties, diffusion, suivi (utilisation de l’outil Elise),
- Etre une personne-ressource sur l’activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels (gestion du stock et des fournitures, tenue des chronos, mise à jour des classeurs),
- Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle du pôle (courriels entrants et sortants),
- Evaluer, signaler et orienter les urgences,
- Alimenter des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
- Coordonner le suivi des objectifs et échéances du pôle (réalisation de tableaux de bord, échéanciers, relances ),
- Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires (arrêtés, circulaires), distribuer la documentation dans les services,
- Traiter, exploiter et mettre en forme des courriers, courriels, documents et diaporama, comptes rendus de réunions, arrêtés préfectoraux en appui des collaborateurs du pôle,
- Classer et archiver des documents, notamment numériques,
- Suppléer l'assistante de direction.

Activités annexes en appui du département santé environnement:

- Traiter les demandes de nomination d'hydrogéologue agréé,

Activités annexes en appui des autres services:

- Gérer la Bal alerte une journée par semaine et suppléances lors des congés,
- Mettre à jour de façon bi hebdomadaire la valise d’astreinte,
- Apporter son appui en matière de logistique.

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

Relations externes : Direction des établissements, direction départementale des territoires, préfecture, conseil départemental, mairies, associations d’utilité publique.

Spécificités / contraintes du poste : suppléance de l’assistante de direction en cas d’absence.

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle parcours de vie

**Compétences**:
**Connaissances**:
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L’INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

**Savoir-faire**:
ARCHIVER

MENER UNE VEILLE

RÉDIGER

RENDRE COMPTE

ORGANISER UNE ACTIVITÉ

ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF

COMMUNIQUER

**Savoir-être**:
AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE

ÊTRE RIGOUREUX

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

RÉACTIVITÉ

SENS DE L’ORGANISATION

ÊTRE AUTONOME

ESPRIT D’INITIATIVE

FACULTÉ D’ADAPTATION

DISPONIBILITE

**_ Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap._**

**Formation**:
Expérience professionnelle souhaitée