Secrétaire

Elle est rattachée hiérarchiquement au Directeur de la résidence, et par délégation, à la directrice adjointe.

Elle est également amenée à travailler en collaboration avec les cadres et agents de la résidence

A. Mission générale

Le(a) secrétaire exerce des fonctions de secrétariat, ainsi que de l’accueil physique et téléphone de la résidence dans le respect du projet établissement. Il/elle contribue à optimiser l’organisation administrative de la résidence, en assurant la bonne présentation des documents, veille à la fiabilité des informations et leur classement, dans le respect des consignes et délais fixés.

B. Missions exercées

1. Mission de secrétariat
- Mettre en place le dossier d’admission du résident à son entrée et le tenir à jour
- Organiser la gestion des documents administratifs et leur classement
- Traiter les mails, transférer et/ou informer les personnes concernées
- Mettre en forme des documents : rapports, tableaux, bilans
- Classer, pointer et vérifier les documents nécessaires à la saisie des informations pour le dossier des personnes

2. Mission accueil
- Gérer les appels téléphoniques, l’accueil et l’orientation du public
- Réponse au téléphone et rédaction de courriers,
- Orientation du client vers le bon interlocuteur de la Résidence,
- Vérification du visiteur le cas échéant,
- Diffuser des informations sur demande

3. Mission qualité
- Disponibilité et prévenance
- Organisation et gestion des urgences
- Connaissance des objectifs d’amélioration fixés par la Direction de la Résidence et participation à la réalisation des plans d’actions
- Respect des règles de gestion documentaire
- En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l’établissement dans l’accomplissement de leurs missions

C. Outils de suivi - évaluation
- Entretien annuel réalisé par le directeur adjoint
- Entretien hebdomadaire de suivi des tâches par le directeur adjoint

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 19 722,50€ à 23 700,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel