Assistant Administratif en Charge de L'accueil

Missions principales et activités détaillées
- **Accueil du public**:
**Accueillir le public sur place ou par téléphone à la Malle Poste**:

- Accueillir le public avec amabilité
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Cahier de messages
- Courrier arrivée et départ
- Actualisation message répondeur après chaque spectacle (en binôme)

**Renseigner le public sur place ou par téléphone**
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Renseigner quant aux spectacles et autres événements culturels

**Orienter le public vers les services ou organismes compétents**
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur.
- **Gestion administrative et comptable**:

- Déclarer les droits d’auteurs
- Créer les engagements liés aux spectacles : cessions, catering, hôtels, restaurants, BIP services.
- Saisir les bons de commande, en effectuer le suivi pour validation définitive par le responsable de service.
- Enregistrement dans les tableaux de suivi.
- Etablir et suivre la feuille de route pour l’organisation des spectacles
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Gérer les conventions et le planning des bénévoles, s’assurer de leurs engagements (distribution de plaquettes, d’affiches)
- Gérer les mises à disposition et location du TER (établir les conventions et faire le suivi)
- Mettre à jour les tableaux excel de suivi de l’intermittence et des SSIAP via les rapports de régie, factures RH et de prestations du prestataire de services (Entrepôt du spectacle)
- Alimenter la base de nouveaux contacts BREVO et fichier des contacts
- **Actions de communication**:

- Préparation des livres d’or artistes et public (en fin de saison)
- Réception des nouvelles affiches : les comptabiliser et renseigner le tableau excel « suivi administratif et com »
- Coller les bandeaux (en binôme)
- Relation avec la société en charge de la distribution sur l’agglomération
- Distribuer les affiches et plaquettes sur la commune
- Participer à la mise à jour du site internet
- **Gestion billetterie**:
Ø Utilisation et maitrise du logiciel Rodrigue Open

**A la malle poste**
- Accueillir le public à la billetterie
- Gérer les options / réservations / facturations des CSE
- Encaisser les entrées
- Epurer régulièrement les réservations

**soirs de spectacle en alternance avec le binôme**
- Encaisser les entrées
- Renvoyer au responsable de service les situations d’agressivité
- Veiller au bon état de marche du matériel de caisse
- **Autres missions**:

- Transport artistes (arrivée gare) en binôme
- Effectuer les courses pour le catering
- Réserver les chambres d’hôtel des artistes et techniciens.
- Assurer la logistique générale de l’accueil des spectacles
- Remettre le planning des repas et bons de commande aux traiteurs partenaires en tenant compte pour les menus des desiderata des régimes des artistes : végétariens
- Installation de la buvette (en binôme)
- Médiation culturelle auprès des services de la ville et des associations

**Particularité du poste**:
Temps de travail sur l’année scolaire, fixé à 80% en respectant l’ouverture au public et l’activité de la structure.

Contraintes horaires soirée et week-end (environ 17 soirées par an).

Titulaire du permis B et posséder un véhicule.

Avoir un intérêt particulier pour le spectacle vivant et une aisance relationnelle certaine.

Une connaissance et/ou expérience dans les domaines culturels, événementiels et des pratiques en communication seraient appréciées.

Disponibilité et polyvalence indispensable.

**Compétences requises**:

- Savoir:
Aisance relationnelle

Réactivité

Sens du service « client »

Travaux bureautiques et maitrise des outils numériques
- Savoir-faire:
Rigueur

Organisation

Compétences rédactionnelles et orales

Sens de l’écoute

Esprit de synthèse
- Savoir-être:
Motivation et goût prononcé pour le spectacle vivant

Polyvalence

Travail en équipe

Sens du service public

Esprit curieux et capacité d’adaptation

Esprit positif et dynamique

Expérience dans le domaine culturel appréciée

**Avantages**:
Prime de 13ème mois versée en deux fois (mai + nov)

Mutuelle Prévoyance Participation employeur

PDA Participation employeur à 75%

COS 38 chèque loisir, prime de rentrée scolaire, prêt, participation sports

Accès gratuit à la piscine entre 12h et 14h et à la Médiathèque

Tarif préférentiel Théâtre en Rond

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 10 mois

Rémunération : 1 643,54€ à 2 100,00€ par mois

Nombre d'heures : 28 par semaine

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Disponible le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

-