Coordinateur Bid Office

La mission d’Helexia : accompagner nos clients dans la définition et le déploiement d’une **trajectoire énergétique** qui combine **sobriété, efficacité énergétique** et **production décarbonée** **d’énergie**, essentiellement solaire.

Votre mission : En tant que Coordinateur Bid Office, vous aurez pour mission de **coordonner les activités de réponse aux appels d’offres** du service. Vous rassemblerez et organiserez les éléments du dossier de réponse, vous vous assurerez de la conformité des offres et faciliterez la communication entre l’équipe Bid et le Marketing. Vous aurez pour mission d’étudier l’environnement concurrentiel afin de maximiser les chances de succès et garantirez le maintien à jour de la base de données des propositions.

Vos principales responsabilités sont les suivantes, sans qu’elles ne soient exhaustives:

- Soutenir l’équipe BID Office en s’assurant du bon déroulement des activités : la planification des réunions, la gestion des délais et le suivi de la progression des projets
- Maintenir la base de données des documents nécessaires aux appels d’offres à jour et la rendre disponible pour toute l’équipe
- Monter le dossier administratif de réponses aux appels d’offres en collectant auprès des équipes internes et en organisant l’ensemble des documents, en s’assurant de leur accessibilité et de l’actualisation des versions
- Mobiliser les parties prenantes externes, telles que les sous-traitants et partenaires, pour recueillir les informations nécessaires ou assurer leurs contributions au moment opportun
- S’assurer de la conformité des propositions avec les exigences spécifiées et s’assurer de l'exhaustivité, l'exactitude, le respect des lignes directrices et des instructions communiquées par le client ou l'organisation demandeuse
- Réaliser la mise en forme du document final en s’assurant du respect de la charte graphique existante
- Maîtriser le planning de réponses aux appels d’offres afin de respecter les échéances
- Assurer la qualité des offres remises au client via la relecture des dossiers finaux
- Contribuer quotidiennement au processus d’amélioration continue.
- Réaliser une veille quotidienne des appels d’offres et les communiquer au Directeur Commercial
- Prendre en charge progressivement des appels d’offres d’Efficacité Energétique ou Photovoltaïque accessibles en tant que Proposal Manager afin de monter en compétence.
- Helexia est certifiée ISO 9001. Dans ce cadre chaque collaborateur s’engage à respecter les procédures en place et à contribuer à l’amélioration continue du système._
- En accord avec ses valeurs et dans l’objectif d’aller encore plus loin dans la préservation de l’environnement dans le cadre de son activité, Helexia vise l’obtention prochaine de la certification ISO 14001._
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- Pour mener à bien ces missions, vous êtes diplômé(e) d’une formation en deux ou trois ans, et disposez d’une première expérience dans le secteur de l’énergie ;
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous avez acquis de l’expérience en gestion de projets (planification, budgétisation, gestion des risques, coordination des ressources) et savez gérez les délais, échéances et priorités ;
- Vos capacités rédactionnelles vous permettent de gérer la documentation et élaborer des contenus structurés ;
- Agile et curieux(se), vous êtes capable d’appréhender des sujets techniques liés aux domaines du photovoltaïque et de la performance énergétique ;
- Votre aisance relationnelle vous permettent de travailler étroitement avec les différents services ;
- La connaissance des logiciels graphiques tels que Photoshop et InDesign est requise, ainsi que la maitrise de la Suite Microsoft 365 Collaboration.

Rejoindre Helexia, c’est contribuer à la réduction d’émission de 40 000 tonnes de CO2 par an, l’équivalent de 4 millions d’arbres plantés chaque année.
- Helexia reconnaît et recrute tous les talents. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._
- Poste situé à Lyon ou Lille_

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 28 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : In person