Chargé de Gestion Administrative Et Aide Au Pilotage

**À propos de nous**:
**Affectation**

DU Passerelle‐Étudiants en exil. UFR Lettres et philosophie.

Depuis 2016, l’UFR Lettres et philosophie de l’UBE héberge un programme d’accueil pour les étudiants réfugiés. Le Diplôme universitaire (D.U.) Passerelle ‐ Étudiants en exil accompagne des étudiants demandeurs d’asile ou réfugiés en France vers la reprise d’études supérieures et la professionnalisation en leur permettant de développer les compétences nécessaires (notamment langagières, mais aussi culturelles, informatiques, scientifiques) et leur projet individuel.

La conception et la mise en œuvre de ce programme se fondent sur une démarche innovante d’ingénierie de la formation et une approche transversale qui mobilise les étudiants, les différentes composantes et services de l’UBE et les partenaires nationaux et territoriaux œuvrant pour les publics en exil.

Plus de 300 étudiants ont ainsi été accueillis à l’Université Bourgogne Europe depuis 2016. Pendant l’année académique 2024‐2025, 80 sont inscrits dans ce cursus, répartis en 4 classes de niveaux.

**Mission**:
**Gestion administrative et financière**
- Suivi comptable du DU Passerelle (dépenses/ressources)
- Recherche de financements (y compris élaboration des budgets, rédaction, mise en forme des dossiers)
- Mise en œuvre et suivi des conventions de partenariat (financeurs et prestataires)
- Préparation des bilans (en particulier des bilans financiers)
- Reporting FAMI (Fonds Asile, Migration, Intégration de la Commission européenne) : préparation des documents qualitatifs et des documents financiers, y compris états comptables ; participation aux comités de pilotage
- Préparation et suivi des bons de commande
- Tenue de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi

**Gestion de la scolarité des étudiants**
- Accompagnement et suivi des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivi des absences (justificatifs, notifications, relevés bi‐semestriels)
- Organisation et diffusion des plannings hebdomadaires et réservation des salles de cours
- Organisation des examens (relevés de notes /jurys)

**Gestion des personnels enseignants**
- Mise en œuvre des contrats des vacataires et des enseignants contractuels
- Gestion des intervenants et prestataires
- Mise en œuvre des conventions de stage et encadrement des stagiaires

**Valorisation de la formation**
- Assistance pour la conception et réalisation de documents de communication
- Organisation d’événements (expositions, conférences publiques, cérémonie remise des diplômes, etc.)

**Profil**:
Diplômé(e) en **Licence**

**Compétences**
- Connaissance large de l’enseignement supérieur,
- Bonnes connaissances en comptabilité,
- Maîtrise des outils bureautiques, en particulier d’Excel et de Word,
- Aptitude à la conduite de projets (respect des délais, reporting, organisation ),
- Recherche de partenaires et de financements (gestion de réponses aux appels d'offres, etc.),
- Qualités relationnelles et qualités de communication orale et écrite,
- Des qualités graphiques seraient un plus pour élaborer des documents de communication,
- Maîtrise de l’anglais souhaitable.

**Savoirs-être**
- Aptitude au travail en équipe,
- Force de proposition,
- Autonomie, sens des responsabilités, de l’organisation, anticipation et gestion des priorités,
- Sens de la solidarité, ouverture et tolérance,
- Discrétion et respect de la confidentialité.

**Contrat - Conditions d'exercice**
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 27/08/2025
- Contrat : CDD de 12 mois
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération : à partir de 1944 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel