Assistant de Direction

**La ville de Montreuil**
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

**Description du poste** Direction **:Éducation

**Filière**: Administrative

**Catégorie **:B

**IFSE **:266 €

La Direction de l’Éducation complète son équipe comprenant les deux services Affaires scolaires et Propreté des bâtiments.
Vous aurez à être un soutien permanent de la directrice en termes d’organisation personnelle, de gestion des dossiers jusqu’à leur archivage, de communication en interne comme avec les partenaires externes, d’accueil physique et téléphonique.

Vous gérerez au quotidien selon les tâches suivantes:

- l'accueil physique et téléphonique de la direction : renseigner et orienter vers les bons interlocuteurs internes et externes, recevoir, filtrer et transmettre les messages ;
- l’organisation de la vie professionnelle de la directrice : gestion du calendrier, prise de rendez-vous, optimisation de l’agenda, respect des règles de priorisation, programmation de réunions transversales, lien avec le secrétariat de l'adjointe au Maire en charge de l'éducation ;
- le suivi des dossiers : classer et archiver les dossiers, préparer les fonds de dossiers des réunions, assurer le lien avec la Direction générale pour les semaines d'astreinte, mettre à jour les contacts et fichiers de la direction ;
- assurer une veille documentaire sectorielle ;
- rédaction et mise en forme des travaux de bureautique (courriers, notes, délibérations, tableaux de suivi etc.) ;
- lors des réunions prise de note et réalisation de compte-rendu ;
- le suivi des parapheurs de la direction en lien avec les secrétariats des services de la direction, ceux de la direction générale et du cabinet du Maire ;
- le traitement des demandes logistiques de la direction : réservations de salles, demandes liées à la commission de régulation des évènements, demandes RH diverses, commandes de fournitures ;
- la coordination transversale du suivi des conseils d'école en lien avec le pôle logistique et les directions concernées (bâtiments, DS2IN et enfance notamment).

Vous êtes reconnue pour:

- votre capacité à établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs et à gérer les imprévus ;
- vos qualités rédactionnelles ;
- votre éthique en termes de confidentialité ;
- votre esprit d’équipe ;
- la pertinence de vos solutions en fonction du contexte ou de la problématique.

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**
Temps de travail : Travail à temps complet, horaires réguliers avec possibilité d’amplitude variable en fonction des obligations de la direction.
Conditions spécifiques : Ce poste exige un respect impératif des délais et une obligation de discrétion et de confidentialité.
Possibilité de télétravail (1 journée par semaine).

**Profil recherché**
Pour ce poste vous devez savoir:

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et savoir y répondre
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Tenir à jour les documents dans des délais impartis
- Rédiger des comptes rendus
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les agents sur les procédures
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Organiser son travail en autonomie et prioriser les dossiers sensibles en accord avec son cadre

**AVANTAGES COLLECTIFS DE LA VILLE**
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle.
Participation aux frais de complémentaires santé labellisées et prévoyance.
Participation aux frais de repas (Tickets restaurants et restaurant d'entreprise).
Compte-Épargne Temps.
Comité d’œuvres sociales.
Prime vélo.