Assistant Administratif

Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l’École normale supérieure (ENS) est composé de quatre pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité, le pôle des thèses et le pôle offre de formation et système d’information de la scolarité.

Le CoST organise administrativement 7 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère environ 2 000 étudiants et 700 doctorants.

**Intitulé et place du poste dans l’organisation**

Responsable du pôle offre de formation et système d’information de la scolarité.

Ce poste est rattaché directement à la responsable du Service des concours, de la scolarité et des thèses.

**Mission(s) principale(s)**

L’agent recruté assurera des responsabilités managériales et de conduite de projet, en lien avec la cheffe de service.

**Activités principales**
- **Piloter, organiser et coordonner la gestion administrative des missions qui lui sont confiées : inscriptions, aménagements de scolarité, diplomation**
- Organiser et superviser les inscriptions administratives
- Organiser et superviser les campagnes de demandes d’aménagement de scolarité
- Suivre les dossiers des étudiants boursiers (relations avec le CROUS, contrôle d’assiduité)
- Superviser la conception et l’édition des diplômes
- Participer à l’instruction et au suivi des conventions en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Veiller à l’actualisation et à la mise en œuvre des procédures
- Produire des statistiques et répondre aux enquêtes relatives aux activités menées
- Organiser la veille juridique du champ et s’assurer du respect des textes juridiques ainsi que de la politique de l’ENS
- **Informer les publics concernés par les activités dont il/elle assume la responsabilité, et s’assurer de la qualité de l’information et de l’orientation des usagers**:

- **Encadrer des personnels (titulaires et vacataires), en lien avec la cheffe de service**
- Répartir les tâches en fonction des pics d’activité
- Animer des réunions d’équipe et évaluer l’activité des agents sous sa responsabilité
- Accompagner et former les gestionnaires (en interne au service et dans les départements) dans l’utilisation des logiciels de la sphère SVE

**Compétences**
- Connaissances générales_
- Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Connaître les techniques d’encadrement, de gestion de projet, de gestion administrative et de communication
- Avoir des connaissances juridiques de base en droit public
- Avoir une pratique avancée des outils informatiques
- Langue anglaise : B1 à B2 en anglais (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Savoir faire opérationnels_
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Conseiller et accompagner les changements
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en équipe
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Savoir être_
- Être réactif
- Avoir le sens des responsabilités, de la prise d’initiative et du compte-rendu
- Être organisé, méthodique et rigoureux
- Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées

**Spécificités du poste**
- Contraintes liées à un environnement informatique spécifique
- Connaissance approfondie de l’univers de l’enseignement supérieur
- Accueil du public en français et en anglais

**Champs des relations**

**En interne**:

- La Direction de l’ENS et la Direction des études, de la vie étudiante et des carrières
- Les différents départements (directions et gestionnaires)
- Les services administratifs de l’ENS
- Les enseignants-chercheurs
- Les étudiants

**En externe**:

- Le MESR
- Le Rectorat
- L’Université PSL
- Le CROUS
- Les établissements partenaires et leurs différentes entités

Tous les usagers demandeurs de renseignements

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 25 236,00€ à 34 400,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Disponible le week-end
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)