Cdi - Responsable Des Archives

Elior Services FM facilite la vie de ses clients en proposant une large gamme de services. Des prestations d'accueil à la gestion des parcs immobiliers, la diversité de nos activités permet à nos clients de se décharger de toute contrainte opérationnelle en apportant à leurs collaborateurs une véritable hôtellerie d'entreprise.

Rejoindre notre entreprise, c'est intégrer une structure qui souhaite faire partager sa croissance en misant sur des talents; c'est aussi une possibilité d'évolution, de mobilité dans une entreprise dynamique et formatrice.

**#LeJobQueJeVeux **

Vous êtes à la recherche d'une entreprise dynamique, qui peut vous proposer de belles perspectives d'évolution ?

Vous appréciez le contact avec les clients et avez un talent naturel pour le relationnel ? Dynamique, souriant.e et rigoureux.se sont les adjectifs qu'on utilise souvent pour vous décrire ?

Vous êtes la personne qu'il nous faut

Vous serez basé.e chez notre client, spécialisé dans l'électronique dans le 91 (Les Ulis). En tant que **Responsable des archives H/F en CDI,** vous aurez diverses missions**:

- Chef de site**:

- Interlocuteur unique sur le site des Ulis (Echange régulier avec le responsable des services généraux) point d’entrée sur l’ensemble des prestations ;
- Contrôle qualité sur les métiers FM mais pas sur la propreté ;
- Effectue les reportings et transmission au client ;
- Remplacement de l’hôte(sse) durant sa pause déjeuner.
**- Factotum / Archives**:
**o Gestion de la sous-traitance reprographie**:

- Bon à tirer ;
- Contrôle qualité ;
- Suivi de la livraison du prestataire ;
- Remise au service demandeur ;
- **Gestion papeterie pour les sites des Ulis (91) et RIOM (63)**:

- Tenue, suivie de stocks & approvisionnement

**o Gestion du parc photocopieurs**:

- Tableau de bord mensuel sous graphique ;
- SAV du premier niveau & gestion des interventions SAV du fournisseur ;
- Suivi des stocks, approvisionnement et remplacement des consommables sur machines (papier, toner & agrages) ;
- Destructeur de document & Machine à relier ;
- Si besoin contact & suivi du SAV.
**- Archives**:

- Tri & regroupement par le technicien des éléments confiés par les différents demandeurs ;
- Etablir la date d’expiration des documents afin d’en déterminer la fin de validité en vue d’éventuelle destruction ;
- Saisir les documents archivés sur interne de l'entreprise. La saisie se fait en fonction du choix initial de l’auteur/demandeur ;
- Saisie d’une fiche interne mentionnant la référence dossier (concordance de tous les éléments : référence, code projet, désignation, auteur, date d’expiration) ;
- Affectation d’un numéro de boite dans le respect de la chronologie de numérotation en vigueur ;
- Ediction d’une fiche récapitulative (en double exemplaire) de l’exhaustivité des dossiers contenus dans la boite mentionnant la référence de ladite boite.
- Conditionnement sur palette et gestion des enlèvements avec le prestataire en charge de l’archivage physique ;
- Prise en charge des demandes de recherches et retours en fonction des demandes des divers services et envoi de la demande auprès du prestataire en charge de l’archivage physique (délai max 4 heures) ;
- Suivi de la prise en charge et exécution de la demande par le Prestataire en charge de l’archivage physique ;
- Tableau de suivi d’activité (nombre de dossiers archivés, nombre de demandes de retours ).

**Profil**:

- Sens de l’organisation et du management d’équipe, esprit de service, réactivité et anticipation ;
- Connaissance du pack office ;
- Excellente présentation, bonne élocution, esprit d’équipe, polyvalente, bonne orthographe.
- **Avantages et éléments de rémunération **:_
- Remboursement de vos frais de transport à hauteur de 50% ;
- Mutuelle ;
- Mise à disposition d'une carte ticket restaurant chargée mensuellement et prise en charge à 60% par l'entreprise (valeur faciale du TR : 7€50/jour) ;
- Taux horaire : 16 € but de l'heure ;
- Salaire mensuel 13ème mois inclus : 2 634,17 € Brut ;
- Statut Agent de maîtrise ;
- Horaires: 8h00 - 16h00 du Lundi au Vendredi (dont 1h00 de pause déjeuner).
- Fermeture du site 1 semaine en fin d’année.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 15,00€ à 16,00€ par heure

Avantages:

- Réductions Tarifaires
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail