Assistant(E) de Gestion D'entreprise

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition écologique en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Attentif à ses marchés et intégrateur de solutions multitechniques sur mesure, VINCI Energies accompagne ses clients dans le déploiement de technologies utiles aux hommes et à la planète, de la conception à la réalisation, l’exploitation et la maintenance. Ancrées dans les territoires, agiles et innovantes, ses 1 800 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables.

2021 : 15,1 milliards d’euros (chiffre d’affaires) // 85 700 collaborateurs // 1800 entreprises // 57 pays

VINCI Facilities (1,4 milliard d'euros de chiffre d'affaires en 2021, 8500 salariés) assure tout ou partie des services liés aux bâtiments et à leurs occupants.

Le Pôle VINCI Energies France Facilities IDF Tertiaire (CA 270M€, 1700 collaborateurs), recrute un(e) assistant(e) de gestion d'entreprise.

**Vos missions**:
Ø Assister le chef d’entreprise : gérer l’agenda et l’emploi du temps (prise de RDV, courriers, courriels, congés ).

Ø Assister les Responsables d’affaires à leur demande : élaborer des devis et bons de commande et les transmettre aux interlocuteurs

Ø Assister le service commercial pour les réponses et suivis d’appels d’offre, élaborer dossier marché publique, marketing d’offre

Ø RH : suivi de la saisie des pointages, suivi des rendez-vous de VM

Ø CSE et CSSCT : suivi du calendrier, envoi des convocations aux différents interlocuteurs, s’assurer de la bonne réception et de la diffusion des comptes-rendus

Ø Gestion de la flotte automobile + carte TOTAL : commande des cartes, suivi des contrôles techniques, suivi des contrats de location de véhicules, etc

Ø S’assurer de la bonne communication interne au sein du périmètre et participer à la diffusion d’informations nécessaires à la bonne marche du service : participation à la communication dans la vie de l’entreprise, rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus de réunion, etc)

Ø Suivre les attestations de mise à jour des sous-traitants sur l’outil ACTRADIS, PROVIGIS, MyProcurement, e-attestations et Attestationlégale.

Ø Traiter les demandes de badges pour les nouveaux arrivants.

Ø Organiser et planifier les événements (séminaire, réunion, CODIR, évènement annuel, réservation)

Ø Réaliser des commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Ø Rédiger les compte-rendu de réunions

Ø Gérer l’archivage avec notre prestataire NOVADIS

Ø Rédiger les documents administratifs légaux et commerciaux (attestations, délégation de pouvoirs, courriers, courriels, etc.),

Ø Accueil physique et téléphonique, réception de courrier colis (rédaction revue de courrier)

Ø Mise à jour liste téléphonique,

Ø Réception demande de dépannage et enregistrement dans l’outil

Être en relation avec les différents interlocuteurs en interne (Le Responsable d’affaires, l’équipe technique sur site, le chef d’entreprise, le service RH, le service MQSE. + groupe) comme en externe (Sous-traitant, prestataires, fournisseurs, clients, intérimaires )

Profil

Ø Maîtrise des outils informatiques

Ø Discrétion, rigueur, polyvalence, esprit d’équipe, bon relationnel, adaptabilité, esprit de service, disponibilité.
- **Travailler chez VINCI Energies, c'est intégrer une de nos 1800 entreprises à taille humaine, en bénéficiant du rayonnement d'un grand Groupe présent à l'international.**_
- **Vous exercerez votre métier avec une réelle autonomie et des responsabilités concrètes.**_
- **Nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.**_

Type d'emploi : CDI

Salaire : 25 000,00€ à 34 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Prime annuelle

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- BTP: 2 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail