Responsable Administratif de Programmes

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Le technicien en gestion administrative réalise les actes de gestion administrative dans le domaine de la scolarité administrative et pédagogique. Il assure le secrétariat et l'assistance logistique des responsables pédagogiques des programmes confiés et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de scolarité. Il assure également la gestion administrative des cours intensifs de langues mis en place fin aout/début septembre de chaque année universitaire en lien avec le coordinateur pédagogique Le profil recherché doit démontrer un excellent relationnel, travail en autonomie et en équipe, réactivité, disponibilité et souplesse d'organisation dans un contexte de diplômes en partenariat avec des institutions universitaires étrangères. **Activités principales**: Candidatures: Gestion administrative des programmes diplômants: Accueillir et informer les participants et les vacataires d'enseignement - Préparer les documents liés aux Journées Portes Ouvertes et Journées d'Intégration et à la Rentrée Universitaire (Trombinoscopes, porte-noms, plans de cours, supports de cours, listes d'émargement et attestations, Livret d'accueil...) Elaboration et mise à jour permanente des plannings des programmes (google agenda) Gérer le courrier, la messagerie, les informations et les relayer aux enseignants et aux participants Renseigner des tableaux de bord et documents selon les instructions reçues : prévisionnel vacataires, notices de rémunération, déclarations d'heures d'enseignement vacataires et permanents, dossiers d'accréditations, certifications et habilitations Gérer les modalités pratiques des déplacements des intervenants extérieurs avec bons de commandes, ordres de mission, (transport, séjour) - Prise en charge de leurs supports de cours et de leurs besoins en matériels pédagogiques Gérer les aspects logistiques liés au bon fonctionnement des cours : réservations locaux, matériels, fournitures... Organiser les examens, les jurys de soutenances de stages et mémoires, relever et transcrire les notes sur Apogée, établir relevés de notes et PV de notes Gestion administrative de la mobilité MSc1 (stages et études): Assurer le suivi des étudiants sortants pendant la mobilité Organiser le classement et l'archivage des documents liés à la mobilité Entretenir des liens étroits avec les responsables de formation, et le service des relations internationales de l'IAE et la DRI AMU. **Activités annexes** Répondre aux demandes d'information des autres services de l'IAE et aux autres sollicitations. Participer à la tenue des salons, manifestations, journée portes ouvertes, journée d'intégration et remise des diplômes qui rythment la vie de l'IAE et contribuent à son image de marque **Profil**: Positionnement hiérarchique: Le technicien en gestion administrative dans le domaine de la scolarité pédagogique est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du service de la scolarité de l'IAE. Ce poste a une dimension relationnelle avec de nombreux interlocuteurs : directeurs de programmes, services et départements pédagogiques de l'IAE Compréhension et expression écrite et orale de l'anglais fortement recommandée (diplômes en anglais et majorité d'étudiants internationaux). Connaissance, savoir: Connaissance générale du système éducatif français, de l'enseignement supérieur et des enseignements dans le cadre du LMD Connaissance de l'offre de formation de l'établissement et plus particulièrement celle de l'UFR Connaissance des textes réglementaires de l'enseignement supérieur, chartes des examens, conditions d'inscription, recrutements des enseignements vacataires Langue anglaise : BI (cadre européen commun de référence pour les langues) Savoir faire: Appliquer les dispositions réglementaires Maîtrise des outils de bureautique courants (Word, Excel, ENT...) Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maîtrise de soi Maîtrise des techniques d'accueil, de communication orale Capacité d'adaptation et à travailler en