Alternant Secrétariat Spip 13

**Lieu de la mission**:

- SPIP 13 Bouches du Rhône - siège 36 rue Estelle, 13006 Marseille

**Domaine d’intervention**:secrétariat gestion administrative**

Le SPIP est un service à compétence départementale dont la mission principale est la prévention de la récidive. Il participe à l'exécution, l'individualisation et à l'aménagement des peines prononcées par l'Autorité Judiciaire. Au sein d'un établissement pénitentiaire, le SPIP assure notamment, le pilotage des actions socioculturelles, éducatives et citoyennes afin de lutter contre les effets désocialisant de l'incarcération et de préparer la réinsertion des personnes détenues.

**Objectifs principaux**:
Sous le tutorat de l’attachée d’Administration et d’Intendance (AAI) du service, **l’alternant(e)** sera chargé(e) de participer à la réalisation de toutes les tâches de secrétariat.

**Activités**:
L’apprenti(e) contribue à la réalisation des tâches de secrétariat, sous l’autorité directe de l’attachée d’Administration et d’Intendance (AAI), et en liaison étroite avec le Directeur Fonctionnel du SPIP des Bouches du Rhône et la Directrice-Adjointe:

- Accueil : téléphonique et physique (gestion de l’interphonie)
- Traitement courrier arrivée et départ : ouverture, enregistrement, transmission et affranchissement.
- Traitement journaliers des mails et des boîtes structurelles rattachées au Secrétariat (traitement des demandes Comex ).
- Traitement des conventions : suivi du circuit de validation par les différents signataires, en liaison étroite avec les antennes et les coordonnateurs d’activités du SPIP positionnés sur les trois Antennes ; enregistrement dans les espaces partagés (SLR Commun, AGORA)
- Saisie, enregistrement, scan des notes de service qui sont diffusées aux antennes par messagerie
- Astreintes : élaboration, des plannings d’astreinte des cadres, envoi du planning aux destinataires concernés.
- Travaux bureautiques à la demande de la direction.
- Gestion des frais de déplacements : établissement annuel des ordres de mission, gestion des outils de réservation des transports et hôtels pour le personnel qui vont en mission/formation Chorus-DT et GLOBEO
- Suivi du parc des véhicules : mise à jour du tableau des réservations, exploitation des carnets de bord (relevés des kilomètres), des contraventions et des sinistres
- Secrétariat du CSA et CSA FS : élaboration des convocations, mise à jour de la composition du CSA et du règlement intérieur transmission des PV de réunions DISP membres du CSA/CSA FS
- Secrétariat de la commission d’attribution des subventions : établissement du rôle envoi des convocations, liens avec les associations
- Instruction des dossiers des visiteurs de prison : suivi de la procédure d’agrément et renouvellement
- Rapport d’activité : recensement des données et mise en forme
- Demande dématérialisée des bulletins juridiques n°2 et n°1 (sur PLINE via la boite structurelle du secrétariat de direction)
- Mise à jour des organigrammes et des annuaires
- Mise à jour du livret d’accueil des personnels
- Mise à jour des délégations de signatures et des décisions administratives
- Soutien technique de la direction : préparation des éléments de réunion, d’audit et autres réponses aux saisines des autorités
- Préparation réponses (audits,) aux saisines des autorités
- Gestion des réservations : salle de réunion en lien avec l’antenne, visioconférence, véhicules
- Organisation de réunions : conférence d’attribution des subventions, recrutement d’agent contractuels (calendrier de passage, réponses,), journée départementales,, et organisation de l’accueil
- Travaux de reliure
- Archivage du secrétariat (circulaire JUS K 074 0004C du 11 décembre 2007) et archivage informatisé : alimentation de l’espace partagé AGORA (conventions, notes, protocoles de fonctionnement établissements/SPIP ) poste.

**Compétences requises**:

- Connaissance des outils bureautiques de base (word, excel,)
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Polyvalence
- Discrétion

**Durée**: 1 à 2 ans selon l’école choisie

**Indemnisation : Selon règlementation en vigueur**

**Hiérarchie**: Direction Fonctionnelle des Services pénitentiaires d’Insertion et de Probation (DFSPIP)

Conditions d'admission **:Niveau de recrutement souhaité : post bac +2**

Avoir un casier judiciaire vierge (Bulletin n°2). L'administration pénitentiaire s'autorise à faire la demande du bulletin n°2 du casier judiciaire.

Type d'emploi : CDD, Alternance

Lieu du poste : En présentiel