Secrétaire Ifas Bourg Madame

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire IFAS Bourg Madame

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Lieu d'exercice:
IFAS Bourg-Madame

Lycée d'Enseignement Agricole Privé le Mas BLANC, 22, Avenue Emmanuel BROUSSE - 66760 Bourg-Madame

LE POSTE:
MISSION GENERALE
- Gestion des activités relevant des secrétariats pédagogique, financier et de direction de l'institut.
- Accueillir, informer les élèves et le public en regard de chaque demande et situation.
- Assurer la réception, le traitement et la circulation de l'information des documents, du courrier, des communications téléphoniques et des messages électroniques.
- Collaboration avec les services de l'IMFSI-IMFAS sur les activités « support » de l'IFAS (en lien avec DRH, DAF, services logistiques).

ACTIVITES
- Assurer les activités administratives inhérentes à la diplomation des élèves en fin de formation.
- Assurer le suivi des dossiers scolaires et administratifs des élèves dans le respect des contraintes réglementaires:

- Gérer les activités de formation sur le logiciel Forméis.
- Saisir et diffuser les emplois du temps de la formation aux élèves (tableau d'affichage, plateforme collaborative ElfeTheia).
- Gérer la plateforme collaborative formateurs / élèves / ElfeTheia.
- Enregistrement des notes des évaluations et des acquisitions des compétences (présences, notes, feuilles de stage, diplômes, convocations, sanctions éventuelles).
- Recensement des attestations de la CPAM et des assurances responsabilité civile couvrant la scolarité en cours
- Suivi des effectifs, mise à jour du suivi des réintégrations en formation après interruptions.
- Assurer le suivi des effectifs (interruptions, abandons, exclusions, congés mater) de la promotion et transmettre ce suivi au secrétariat gestionnaire de l'IMFSI-IMFAS.
- Créer et assurer le suivi des dossiers « aide rémunération région » des élèves bénéficiaires sur la plateforme DEFI.
- Attester et assurer le suivi du présentiel en formation des élèves demandeurs d'emploi sur la plateforme KAIROS.
- Elaborer et transmettre les attestations de présence mensuelle des élèves salariés auprès de leurs employeurs
- Préparer et organiser les séances des différentes instances réglementaires de l'institut : Instances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut (ICOGI), sections compétentes pour le traitement pédagogiques des situations individuelles des élèves, sections compétences pour le traitement des situations disciplinaires, conseils de la vie des élèves).
- Elaborer et diffuser les convocations aux membres des instances
- Assurer les comptes-rendus des différentes instances.
- Assurer les comptes-rendus des différentes séances, réunions d'équipe ou réunions pédagogiques et leur archivage.
- Saisir et diffuser les emplois du temps de la formation aux élèves (tableau d'affichage, plateforme collaborative ELFE THEIA ).
- Créer et assurer le suivi des dossiers des intervenants sur FORMEÏS.
- Gérer les courriers de convocation pour les intervenants extérieurs, les courriers et conventions de stages cliniques.
- Assurer l'archivage des documents réglementaires inhérents à la formation au Diplôme d'Etat Aide-Soignant (D.E.A.S.) et à la gouvernance des instituts de formation paramédicaux.
- Gérer les activités de formation sur le logiciel FORMEÏS.
- Assurer la communication sur la plateforme collaborative ELFE THEIA auprès des élèves.
- Montage des dossiers de demande de prise en charge par les employeurs, OPCO et pôle emploi (renseignement des formulaires spécifiques, élaboration de devis, calendriers de formation, édition des conventions simplifiées de formation professionnelle continue...)
- Transmettre les dossiers de prise en charge financière des élèves salariés au secrétariat finances de l'IMFSI-IMFAS.
- Transmettre la liste des besoins en investissement au secrétariat financier de l'IMFSI de Perpignan.
- Assurer la gestion administrative et le suivi des demandes et des affectations en stage:

- Participer à la jonction administrative entre l'IFAS et les différentes structures d'accueil en stage des élèves (affectations annuelles, conventions annuelles, conventions individuelles)
- Assurer la traçabilité informatique de l'organisation et de la gestion des stages dans FORMEÏS
- Assurer un relais entre les structures d'accueil et l'équipe pédagogique
- Organiser et réaliser avec la coordinatrice pédagogique les élections des représentants des élèves

Renseigner les différentes de la DREETS ou autres

PROFIL RECHERCHÉ:
COMPETENCES ASSOCIEES

Connaissances requises:

- Connaître les dispositifs de financement des formations et les aides proposées par les différents acteurs du financement (OPCO, Pôle Emploi, Région....).
- Connaître les différents textes régissant la formation au DEAS et la gouvernance des instituts de formation paramédicaux.