Adjoint Adminsitratif À L'ifsi

**Descriptif**

Activités du poste:
I. Fonction d’accueil et de communication
- Accueil téléphonique
- Accueil, permanence et renseignement au public
- Envoi, réception et distribution du courrier
- Liaison avec des partenaires internes (formateurs, direction, étudiants) et externes (intervenants, pôle emploi, CAF, CPAM, trésor public, Conseil Régional, ARS, DREETS)

II. Gestion des stages
- Envoi de planifications annuelles prévisionnelles des terrains de stage : demandes et offres de stages et suivi des réceptions des planifications annuelles des terrains de stage
- Mise à jour des capacités d’accueil des terrains de stage et des coordonnées des terrains de stage
- Edition, envoi et suivi des réceptions des conventions de stage signées
- Planification des stages dans le logiciel de gestion
- Enregistrement des affectations en stage
- Edition des documents de stage destinés aux étudiants
- Edition et envoi des courriers de stage
- Réception, contrôle et classement des feuilles de stage et des plannings
- Contrôle et saisie des absences en stage
- Préparation, contrôle et envoi des indemnités et frais de déplacement
- Préparation, contrôle et envoi des tableaux au mandatement

III. Gestion des dossiers des étudiants
1. Dossiers administratifs
- Gestion et archivage du dossier administratif apprenant (présence des documents valides dont attestation CVEC)
- Prise en charge financière des étudiants et des élèves (employeur, pôle emploi, SOLSTISS)
- Attestations de présence (chaque fin de mois : recensement des absences dans le logiciel WINIFSI, envoi des tableaux de présence aux employeurs et à pôle emploi)
- Création et mise à jour des dossiers administratifs dans le logiciel WINIFSI (adresse, responsabilité civile,)
- Classement de divers courriers destinés aux étudiants dans leur dossier administratif
- Déclaration des accidents de travail déclarée sur internet à destination de la CAPM de Bar le Duc avec information donnée à la médecine du travail

2. Dossiers scolaires
- Création et archivage du dossier matérialisé et dématérialisé de l’étudiant et de l’élève
- Vérification, copie, classement et rangement des documents de stage
- Edition et classement des fiches récapitulatives des semestres et des passages d’année
- Pièces complémentaires aux dossiers scolaires (AFGSU, rapport circonstanciés)

IV. Organisation de la rentrée infirmière et Aide-soignante
- Réception et enregistrement des dossiers administratifs des futurs élèves et étudiants (dont attestation CVEC)
- Constitution des listes des promotions
- Transmission des informations aux étudiants et élèves (distribution des derniers documents administratifs (enquête école )

V. Gestion logistique
- Evaluation des besoins, commande du matériel de bureau, papiers, dossiers Berger Levrault, épicerie, produits d’entretien (résidence) et vérification des stocks
- Bons de demande de travaux via le logiciel et liaison avec les services techniques
- Reprographie des documents administratifs, pédagogiques et d’évaluation
- Archivage de documents divers (dossiers, préparation et vérification des évaluations...)
- Commande des cartes SALTO pour les nouveaux entrants (étudiants de 1ère année et élèves aides-soignants) ou pour les étudiants cadres
- Affichage et envoi des plannings hebdomadaires, transmission à l’équipe pédagogique
- Etat de vacation des intervenants avec contrôle et envoi au paiement
- Actualisation des informations dans les logiciels de gestion et de planification dès la rentrée et tout au long de la formation
- Gestion des enquêtes et des statistiques
- REGIE : réception des chèques et établissement des quittances pour les frais annuels de scolarité et les frais d’inscription aux concours, gestion, tenue à jour et contrôle

VI. Gestion des concours et examens
1. Organisation des examens d’admission en collaboration avec la direction:
Après la planification des dates des concours,
- diffusion dans la presse et sur le site internet des dates,
- diffusion et envoi des notices d’information et dossier d’inscription,
- accueil physique et téléphonique pour toutes questions afférentes aux concours,
- réception des dossiers d’inscription avec enregistrement dans le logiciel WINEXAM,
- préparation post concours avec les formateurs,

2. Organisation des diplômes d’Etat Infirmier et Aide-Soignant:

- Planification du rétro planning en regard de la DREETS
- Organisation après vérification des dossiers scolaires.
- Envoi des dossiers scolaire à la DREETS via le logiciel spécifique,
- Impression et mise à signature des documents officiels pour la présentation au Diplôme d’Etat,
- Affichage des résultats à l’IF, réception et distribution des diplômes, des dossiers scolaires et des évaluations.

3. Organisation des évaluations:

- Après réception de l’évaluation validée en comité de lecture et par la