Gestionnaire Administratif Et Pédagogique Du Collège Doctoral

**À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ». **Mission**: L'Université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et pédagogique du collège doctoral (F/H) au sein du pôle "Formation par la recherche" de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV). **Poste temporaire, à temps incomplet (80%), ouvert dans le cadre d'un CDD.** Le gestionnaire administratif et pédagogique du Collège Doctoral apporte ainsi son appui à la direction de Collège Doctoral dans les activités de documentation, de gestion administrative et pédagogique. Il assure l'accueil, le conseil et le soutien des enseignants-chercheurs et des doctorants. **Activités essentielles**: - Accueillir et informer les enseignants, doctorants, partenaires extérieurs ; - Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du Collège Doctoral; - Organiser le Conseil du Collège Doctoral, et rédiger les comptes rendus ou relevés de conclusions ; - Gérer les dossiers d'Habilitation à Diriger la Recherche (HDR) : réception, vérification et instruction ; - Saisir les données relatives aux HDR et aux maquettes de formation sur APOGEE ; - Assurer le suivi du cursus des formations transverses (planning, assiduité, suivi des heures) ; - Prospecter et gérer les dossiers des intervenants vacataires en collaboration avec la direction des ressources humaines ; - Réaliser les enquêtes d’insertion professionnelle auprès des anciens doctorants ; - Collecter, fiabiliser et analyser des données (enquêtes ministérielles, bilan annuel, dossier HCERES) puis alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité ; - Assurer la mise à jour et la création de rubriques sur le site internet de la structure ; - Organiser les manifestations scientifiques en lien avec le Doctorat (Doctoriades, concours "Ma thèse en 180 secondes", Cérémonie de remise des diplômes...) ; - Organiser le suivi des missions de diffusion de la culture scientifique et technique ; - Rédiger des procédures et veiller à leur mise en œuvre ; - Participer au suivi du budget en collaboration avec la gestionnaire financière et la directrice de la DRV ; - Instruire les demandes d’aide à la mobilité pour les doctorants concernant les financements proposés par le Collège Doctoral; - Participer aux démarches administratives des doctorants en cotutelle. Contraintes particulières: L'agent sera amené à travailler sur les deux sites principaux de l'Université de Toulon à savoir, les campus de La Garde et de Toulon. **Informations complémentaires**: Catégorie et corps : B - Technicien Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42 Structure d'affectation et localisation : DRV - Campus de La Garde Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1244,80 € Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 **Profil**: Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC Une première expérience de gestion et/ou d'assistance administrative serait appréciée. **Connaissances**: - Organisation et fonctionnement d’une école doctorale - Technique d'élaboration de documents - Technique de communication **Compétences opérationnelles**: - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Qualités rédactionnelles : contextualisation, synthèse et présentation multi-support - Utiliser les outils bureautiques et les différents logiciels métiers (APOGEE, SAGHE) - Avoir un bon niveau d’anglais - niveau B1 - Travailler en équipe **Compétences comportementales**: - Autonomie et rigueur - Disponibilité - Force de proposition - Aisance relationnelle