Assistant Administratif de Gestion Secrétariat

La Direction des Bâtiments Régionaux est une direction opérationnelle qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire, ainsi que la gestion du patrimoine dont elle est locataire. Ainsi, elle a en charge, entre autres:

- L'élaboration du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI) pour l'ensemble du parc immobilier régional
- La mise en œuvre, en tant que Maître d'Ouvrage, de l'ensemble des travaux d'urgence, de grosse maintenance, de mise en sécurité, de restructuration et de construction des bâtiments régionaux (dont certains au travers du PPI régional)
- L'entretien, la petite maintenance et la maintenance intermédiaire du patrimoine régional ainsi que l'exploitation des bâtiments hors Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE)

Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ 2 500 000 m2 bâtis ainsi qu'un parc immobilier comprenant, entre autres, 2 abbayes, la maison des Quatrans, le Manoir Mesnil aux Grains, l'Institut de Pathologie du Cheval, la caserne J. d'Arc, la chapelle du lycée Corneille, le Pôle Régional des Savoirs, un centre de données régional, une plateforme logistique, pour plus de IIO 000 m 2 La structuration actuelle de la fonction de gestion des bâtiments au sein de la Région vise à accroître la maitrise du patrimoine immobilier dont elle est propriétaire. cette orientation a notamment permis la reprise en maîtrise d'ouvrage directe des opérations immobilières précédemment confiées à des mandataires.

**Missions**:
**Missions principales du service**:

- Assurer la maintenance du patrimoine bâti des Etablissements Locaux d'Enseignement (EPLE), la maintenance et l'exploitation des bâtiments hors EPLE, et la logistique interne à la Collectivité, hors événementielle, sur le site de Rouen et transversalement sur la totalité du territoire normand.

**Activités attendues sur le poste**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'information des visiteurs, des partenaires et interlocuteurs internes ou externes
- Vérifier les devis, rédiger, engager, et assurer le suivi les bons de commande
- Notifier les procès verbaux et gérer tous les courriers afférents
- Assurer le suivi et l'exécution des marchés : émission des ordres de service, vérification des dossiers (de sous-traitance, des avenants,) puis transmission au SPJMP (Service Patrimoine Juridique et Marchés Publics)
- Assurer la gestion des factures ou des situations : recueil et contrôle des pièces justificatives, saisie et engagement sous Grand Angle
- Participer à la préparation budgétaire et à l'élaboration du bilan annuel du service
- Procéder au classement et archivage des dossiers
- Participer à la préparation des actes administratifs nécessaires pour les travaux d'aménagement, telles que les demandes d'autorisation ou les déclarations à déposer auprès des services instructeurs
- Assurer l'interface des différents collaborateurs du service et gère les agendas
- Organiser les réunions et les déplacements nécessaires et procède à la réservation de salles
- Rédiger le compte-rendu des réunions hebdomadaires des Gestionnaires Techniques et ceux des différentes réunions du Chef de Service
- Assurer le lien entre les Equipes Mobiles de Maintenance (E2M) et la RH en appui avec les Gestionnaires Techniques (GT) : déclaration d'accident, ordre de mission, frais etc.
- Etre en lien permanent avec les autres directions de la collectivité et notamment la Direction Administration des Ressources Humaines (DARH) et la Direction des Lycées Normands (DLN)
- Prendre en charge plus particulièrement les activités liées à l'action du Service Exploitation et Maintenance (SEM) du site de Caen en lien avec le SEM de Rouen

**Profil**:
**Compétences techniques **requises**:

- Maitrise des techniques de secrétariat
- Connaitre l'organisation de la Collectivité et ses circuits administratifs
- Connaitre les interlocuteurs internes et externes concernés par un dossier
- Etre sensibilisé au Code des Marchés Publics
- Connaitre l'organisation des EPLE et les spécificités des structures hébergées dans les bâtiments hors EPLE
- Appliquer les procédures d'instruction des dossiers fixées par la Collectivité
- Respecter les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers
- Hiérarchiser les activités et les planifier en liaison avec les ATP et CM
- Utiliser les logiciels de traitement des données (WORD, EXCEL,), et les logiciels spécifiques (OSCAR, GRAND ANGLE,)
- Développer des qualités rédactionnelles

**Compétences relationnelles**:

- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Diplomatie
- Organisation
- Adaptabilité, réactivité
- Curiosité

**Conditions générales**:
**Relations fonctionnelles internes et externes**:
Les services de la Collectivité, les structures hébergées dans les bâtiments hors EPLE, les partenaires externes (