Adjoint en Gestion Administrative

**À propos de nous**:
L’université de Rouen Normandie (URN) compte environ 2 600 personnels et 33 000 étudiants. Elle est dotée d’un budget de 277 M€. Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école, 1 centre de formation, 16 services des affaires générales et 7 services communs, répartis sur 6 communes et 7 sites. L’URN comporte également 38 unités de recherche.

L’Université de Rouen Normandie s’engage pour l’inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d'origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.

De façon plus spécifique, il prépare aux concours donnant accès aux Instituts Régionaux d'Administration (IRA).
L'IPAG est composé d'une équipe de 4 personnes : 1 Directeur, 1 Directeur administratif de composante et 2 adjointes en gestion administrative.

**Modalités de recrutement**:

- CDD du 01/09/2025 au 11/11/2025 (remplacement)
- Temps-plein : 37h30 / semaine
- Catégorie C : 1526€ nets / 1899€ bruts

**Mission**:
L’agent recruté exercera ses fonctions à l’IPAG au sein d’une équipe de trois personnes (un directeur, un directeur administratif et une adjointe en gestion administrative). Il assurera les actes de gestion d’une scolarité et assistera administrativement l’équipe de direction.

Il/elle assurera, pour plusieurs formations, la gestion de l’ensemble des actes administratifs et pédagogiques de la scolarité, de la procédure de pré-inscription à la remise des diplômes.
- 1 - _Inscriptions administratives et pédagogiques_
- Contrôler les inscriptions pédagogiques des étudiants (sous Apogée)
- 2 - Examens_
- Organiser les examens de contrôles : réserver les salles, collecte des sujets d’examens auprès des enseignants et assurer la duplication et la mise sous pli, envoi des convocations
- Saisir et vérifier les notes d’examen (APOGEE)
- Éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de réussite, diplômes et annexes descriptive
- 3 - Emplois du temps_
- Élaborer les emplois du temps en collaboration avec les enseignants et en fonction de leur disponibilité (ADE CAMPUS)
- Saisir, mettre en ligne les emplois du temps sous ADE et en assurer la mise à jour
- Participer aux réunions de travail animées par la cellule fonctionnelle
- 4 - Administratif_
- Participer à l’organisation de la rentrée universitaire : préparation logistique de la réunion de pré-rentrée, diffusion de l’information (affichage, mailing) et des documents (livret d’accueil, mémento, livret des formations )
- Gérer les archives dans le respect de la procédure en vigueur et en assurer la mise à jour
- Assurer l’accueil physique, téléphonique, les courriels
- Gérer les courriers, attestations diverses et retrait des diplômes

**Profil**:

- Vous savez vous familiariser avec la réglementation concernant les étudiants, incluant les examens, le contrôle des connaissances, l'inscription, et le transfert de dossier ?
- Vous pouvez comprendre le fonctionnement de l'enseignement supérieur, notamment ses instances, son organisation, et sa hiérarchie ?
- Vous maitrisez les outils bureautiques et informatiques ?
- Vous aimez travailler en équipe ?
- Connaître les logiciels métiers - APOGEE, ADE CAMPUS, ECANDIDAT - serait un avantage
- Vous avez le sens de l’organisation ?
- Vous êtes capable de communiquer avec un public varié (étudiant /enseignant) ?

Vous vous reconnaissez ? Alors n'hésitez-plus et venez rejoindre notre équipe