Gestionnaire Administratif Et Financier

L'UTC, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, a été créée en 1972 pour être une université expérimentale de technologie. À la fois université et école d’ingénieurs, elle est construite sur une pédagogie de l’autonomie et une recherche technologique interdisciplinaire orientée vers l’innovation.

Nous recrutons un(e) gestionnaire administratif et financier à la bibliothèque de l’UTC (BUTC). Ce service commun de documentation (SCD), composé de 17 personnes, assure une mission d’accompagnement et de soutien à l’enseignement et à la recherche.

Il compte deux bibliothèques implantées sur la ville de Compiègne : Site Benjamin Franklin (bibliothèque d'enseignement) ; Site de Royallieu (bibliothèque de recherche) avec une gestion centralisée de la fonction documentaire imprimée.

**Lieu de travail**

Compiègne

**Type de recrutement et date prévisionnelle de recrutement**

Par voie statutaire (mutation, détachement) - catégorie B - ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible) - pourvoi immédiat

**Expérience**

Expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative ou sur un poste analogue, fortement souhaitée

**Salaire mensuel brut**

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

**Volume horaire**

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

**Mission**

Assurer des fonctions d’assistance administrative pour le service commun de la documentation à titre principal, notamment le/la:

- Soutien organisationnel à la directrice de la BUTC
- Gestion financière et comptable des dépenses et recettes
- Gestion du portefeuille des abonnements (périodiques et ressources documentaires électroniques)
- Gestion RH des personnels BUTC (dossiers de promotion ou d’avancement, congés, ordres de missions, formations)
- Gestion des immobilisations.

**Activités principales**

Le gestionnaire administratif et financier est en charge de/du/de la:
**Soutien organisationnel à la directrice de la BUTC**
- Réceptionner et traiter le courrier émanant de l’UTC ou de partenaires extérieurs
- Assurer l’accueil téléphonique (réception et transmission des messages, orientation vers le bon interlocuteur)
- Prendre en charge l’assistance à la préparation de réunions, établissement de comptes-rendus de réunion, suivi statistiques de l’activité de la BUTC, rédaction de courriers administratifs, suivi des validations et signatures
- Assurer la gestion des fournitures (gestion des stocks, recensement des besoins, gestion des commandes et facturations)
- Assurer la veille sur les comptes-rendus des instances administratives de l’UTC
- Assurer la gestion des archives de la BUTC (archivage des dossiers, tri sur dossiers anciens, préparation de versements) en lien avec l’archiviste de l’UTC

**Gestion financière et comptable des dépenses et recettes**
- Prendre en charge la gestion financière des documents imprimés (demande ou réception de devis, établissement des demandes d’achat, traitement dématérialisé des factures) dans le cadre des marchés publics ou hors marché
- Effectuer la saisie des factures dans le logiciel comptable de l’UTC
- Assurer la gestion des adhésions aux organismes professionnels ou administratifs
- Assurer la gestion des facturations et refacturations (PEB, prestations BUTC, documents perdus )
- Effectuer la gestion financière et comptable dans le cadre de renforts à l’UTC

**Gestion du portefeuille des abonnements (périodiques et ressources documentaires électroniques)**
- Assurer la gestion administrative des abonnements aux revues imprimées en concertation avec le responsable des imprimés (préparation des réabonnements, tableau de suivi des abonnements en cours, suivi de la facturation des abonnements, bilans et projections de dépenses pour la commission scientifique)
- Participer, éventuellement, à la gestion des ressources documentaires électroniques (mise à la signature des contrats, établissement des demandes d’achat, gestion de la facturation)

**Gestion RH des personnels BUTC (dossiers de promotion ou d’avancement, congés, ordres de missions, formations)**
- Assurer la gestion administrative des congés des personnels de la BUTC (utilisation de l’interface dédiée)
- Effectuer le suivi des missions des personnels (établissement des ordres de mission, demandes d’achat pour les transports, suivi des demandes de remboursement)
- Effectuer le suivi des demandes de formations sous forme de tableau, pointage des formations effectuées par les personnels (établissement d’un bilan annuel, recensement des besoins, suivi des inscriptions et coûts éventuels)
- Assurer la gestion administrative des entretiens professionnels, gestion des dossiers d’avancement et promotion (suivi des dates de campagnes, recueil des dossiers, transmission des pièces à la DRH)
- Assurer la gestion admi