Chargé.e Des Réservations D'espaces Et

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

**Mission**:
Le-la chargée.e des réservations d'espaces a pour mission principale d'assurer la gestion des réservations de salles, 130 espaces du département facultaire médecine de l' Unité de de Formation et de Recherche en Sciences de la Santé et du Sport (UFR3S) via le logiciel ADE.

Le-la chargé.e des réservations d'espaces assiste la Responsable du service dans le cadre de la location des espaces pour des congrès, cérémonies, séminaires, concours, tournages etc : planification, organisation logistique, missions administratives

**Activités principales et associées**
- Attribuer des espaces d'enseignement, d'examen et de réunion, en fonction des calendriers annuels et contraintes des

différents parties prenantes via le logiciel ADE
- Référent.e ADE (élaboration de procédures et tutoriels, assistance aux utilisateurs d'ADE)
- Référent.e Examens Médecine (suivi des calendriers, réservation des espaces)
- Référent.e des locations de salles d'après-thèse
- Intégrer les règles de sécurité sanitaire, de sécurité alimentaire, incendie et sécurité du travail dans le cadre de l'organisation des évènements, assurer le lien avec la Direction de la Prévention des Risques
- Vérifier par tous moyens l'adéquation des demandes avec les thèmes et valeurs développés par l'UFR3S- Etudier la faisabilité des demandes de réservations en fonction de la demande et de la disponibilité des espaces, des matériels mais aussi des ressources humaines,
- Organiser des visites des espaces
- Rédiger des documents contractuels, des cahiers des charges et des procédures
- Etre présent.e lors de l'accueil des événements (coordination des équipes terrain, accueil des organisateurs, supervision des traiteurs)

Les activités présentées sont évolutives et s'inscrivent dans la construction des différents services de l'UFR3S.

**Profil**:

- Connaitre l‘organisation et fonctionnement de l'université et de son environnement
- Techniques d'élaboration de documents
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative
- Vérifier l'organisation et la logistique en lien avec les équipes de terrain le jour de l'événement
- Rendre-compte à sa hiérarchie

Des formations à l'utilisation de ces outils spécifiques sont proposées lors de la prise de poste.
- Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact
- Savoir travailler en équipe et être méthodique, rigoureux et organisé dans la gestion des processus.
- Savoir gérer les priorités, identifier les urgences
- Savoir anticiper et s’adaptater aux évolutions, aux changements, aux imprévus et disposer d’un bon sens de l’écoute et de l’observation
- Rigueur

**Conditions particulières d'exercice**

Disponibilité et amplitude horaire variable, liées à l'organisation événementielle et aux manifestations scientifiques (pics d'activité prévisibles et réguliers), travail en soirée et samedi possible. Déplacements sur le campus hospitalo-universitaire.

Télétravail possible.