Secretaire Medicale

✨ **L’Association Hospitalière Sainte-Marie**

**6000 collaborateurs** répartis sur **8 départements**, leader dans la prise en charge **psychiatrique** et **médico-sociale** en France.

Les **Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier** comprennent:

- Un **centre hospitalier**
- Six **établissements médico-sociaux**

Nous assurons une mission de **service public** en **santé mentale** et intervenons auprès de:

- Personnes en situation de **souffrance psychique**
- Personnes en **situation de handicap**
- Personnes de **grand âge**

Avantages:

- RTT
- CSE
- Horaires variables

**1 SECRETAIRE MEDICALE - H/F**

**CDI - Temps partiel 50%**

**Unité de Soins Longue Durée**

L’USLD est une structure médico-sociale qui accueille 44 résidents au sein du CHSM.

Elle est disposée sur 2 étages

Elle a pour mission d’accueillir des personnes aux pathologies complexes, associant pathologie psychiatrique et pathologie somatique

**Vos principales missions**:

- Répondre au téléphone, prise de rendez-vous, accueil ;
- Récupération du courrier, tri, distribution sur deux sites différents (USLD et EHPAD) et traitement du courrier quotidien ;
- Traitement des courriers divers ; courriers médicaux ;
- Traitement et rédaction des courriers/mails aux tuteurs et curateurs ;
- Gestion des temps (via OCTIME) et aide à l'utilisation si besoin;
- Organisation des réunions diverses et rédaction des compte-rendu ;
- Accueil des familles ;
- Inscriptions des patients pour le pédicure et la coiffeuse ;
- Gestion des commandes et distribution des fournitures de bureau ;
- Établissement des bons de réparation (SAMFM) ;
- Établissement des notes de service ;
- Mise en page adaptée des menus pour affichage ;
- Établissement des rapports d’activité annuels USLD;
- En collaboration avec l’assistante sociale : courriers au Conseil Départemental ou la CAF, attestation de présence, notification aide sociale ou APA, attestation de résidence pour l’allocation logement; Suivi des dossiers en collaboration avec les tuteurs ou les référents familiaux ; entretien et information aux familles pour les différents dossiers à faire ;
- Formation de stagiaires en secrétariat (occasionnel) ;
**Vos missions plus spécifiques**:
- **Les admissions**:

- Courrier d'admission au tuteur ou famille ;
- Accueil de la famille ou tuteur lors de l'admission (renseignements, recherche du consentement, élaboration du contrat de séjour, vérification de la compétence des mandataires pour signature, etc ) ;
- Saisie du dossier administratif dans CARIATIDES et Netfactu + CPAM (améli.fr) ;
- Numérisation de tous les documents demandés ;
- Registre des entrées ;
- Envoi du contrat de séjour et règlement de fonctionnement ;
- Envoi du certificat de présence + grille GIR au C. Départemental ;
- Gestion en cours de séjour : demande des documents manquants ; suivi des dates de validité des responsabilités civiles, attestations
- CPAM, mutuelles etc
- Recherche des consignes en cas de décès et des directives anticipées ;
- Tenue et suivi des dossiers administratifs et informatiques ;
- **Les décès**:

- Utilisation de CERTDC : suivi des déclarations de décès ;
- Formalités administratives : déclaration de décès, fax à la mairie, transport du corps avant mise en bière... ;
- Relation avec les Pompes Funèbres ;
- Accueil et accompagnement de la famille ou tuteur ;
- Registre des décès ;
- Signalement CAF et Conseil Départemental ;
- Saisie des mouvements dans les logiciels pour la facturation.
- **Les sorties définitives**:

- Organisation de la sortie : entretien avec la famille, transmission des différents documents administratifs ;
- Transport pour le BT (en lien avec l’équipe soignante ou encadrement);
- Relation avec l'établissement d'accueil ;
- Courrier de sortie ;
- Registre des sorties ;
- Signalement
- **Facturation**:

- Dans NETFACTU, saisie des mouvements (pour la facturation) et numérisation des différentes notifications d’aides sociales ;
- Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service ;
- Transmission des notifications APA, aide sociale ;
- Suivi des dossiers APA et aide sociale.
- **Tutelle**:

- Courrier au Juge des tutelles ;
- Liste des patients sous tutelle ;
- Courrier de renouvellement des mesures de protection : transmission au juge des tutelles ;
- Relation avec les tuteurs (courrier divers).

**Rémunération et avantages**
- En fonction de la Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951 (Fehap) reprenant l’ancienneté d’un poste de secrétaire médicale
- Le poste est basé sur le Centre Hospitalier Sainte Marie à Clermont-Ferrand.
- 21 RTT et 14 jours fériés ou récupération de jours fériés (au prorata du temps de travail)

**Profil recherché**:

- Diplôme de Secrétaire Médicale obligatoire
- Une première expérience en géronto psychiatrie serait un plus
- Vous maîtrisez les outils informatiques : Pack Office, Outlook, Internet ;
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome avec une capacité d’adaptation et d’un esprit d’anal