Assistant(E) Administratif(Ve)

**L'IFTEC, CENTRE DE RESSOURCES ET DE FORMATION** **SUR LES PROCÉDÉS DE FABRICATION **DES CARTES ÉLECTRONIQUES**

**Recherche son/sa futur(e) **Assistant(e) Admnistratif(ve)**
- IFTEC, organisme de formation dans le domaine de l'électronique, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve)._
- Ce poste sédentaire comportera plusieurs missions (secrétariat, accueil des stagiaires, intendance diverse) au sein d'une société de services à taille humaine, avec une gestion familiale, où comptent polyvalence, disponibilité et sens du collectif._
- Vous serez sous la direction de la Responsable Administrative, et en lien régulier avec le _Directeur Technique._

**MISSIONS PRINCIPALES**:
**Gestion des dossiers de formation**:

- Constitution des dossiers (conventions de formation / convocation / annexes avec mise à jour de la liste d’hôtels et plan d’accès / proforma) depuis notre logiciel de gestion ;
- Envoi des documents (dossiers et supports de stage) et suivi des dossiers ;
- Facturation ; relance de documents manquants (conventions signées, commandes, accords de prise en charge) ; liens avec services achats / organismes de financement ;
- Relances des factures de formation impayées.

**Accueil des stagiaires**:

- Accueil le 1er jour de stage (lundi 8h30 ou 13h30 / mardi 8h30 / parfois mercredi

8h30) ;
- Préparation des pauses ; rangement post pauses ;
- Gestion des stocks pour les pauses (café, gobelets, etc.) ;
- Réservation au restaurant tous les vendredis (tableau envoyé par mail) ;
- Accompagnement des stagiaires durant toute la durée du stage (réponse à d’éventuelle question, remise de goodies, réservation de taxi, etc.).

**Standard téléphonique**:

- Prise / tri de tous les appels et ventilation aux intéressés (par mail si nécessaire) ;
- Réponses : disponibilités sur nos sessions de formations, inscriptions renvoyées vers le responsable / accompagnement sur les formations (fonctionnement du site IFTEC, procédures d’inscription, informations sur les stages, intendance).

**MISSIONS SECONDAIRES**:
**Secrétariat / petite comptabilité**:

- Contrôle des règlements et des factures proforma ;
- Mise à jour cahier règlement ;
- Relance des factures de travaux de laboratoire de ventes IPC impayées.

**Intendance diverse**:

- Aide à l’archivage des dossiers 2 fois /an ;
- Inventaire des stocks pour le bilan annuel ;
- Assistance à la réception des colis ; distribution ;
- Moyens généraux (dépannage en cas de panne, entretiens des locaux, etc.).

**PROFIL RECHERCHE**:

- Assistant(e) Administratif(ve) / Gestionnaire Formation, niveau BAC+2, avec expérience dans un organisme de formation (souhaité) ;
- Accueil téléphonique / contact agréable, organisé(e) ;
- Compatible avec une structure familiale PME ;
- Bonne connaissance des logiciels de bases : MS OFFICE, ADOBE ACROBAT ;
- A l’aise avec l’outil informatique (dématérialisation et utilisation de notre logiciel de gestion de formation) ;
- Langue (oral) : français (l’anglais serait un plus) ;
- Langue (écrit) : français, anglais ;
- Permis B et voiture conseillés.

**CONDITIONS DE TRAVAIL**:
**Contrat type : CDI temps complet**
**Statut : non cadre**
**Temps de travail : 39h /semaine + 22 jours de RTT (11 imposés + 11 libres dont 1par mois à prendre) - Fermeture annuelle au mois d’août.**
**Salaire : jusqu’à 2 100,00 € brut /mois (selon expérience)**
**Lieu de travail : poste sédentaire à IFTEC, 33 rue Ravon, 92340 Bourg La**
**Reine**
**Poste à pourvoir : immédiatement**
**Responsable : Cécile ALBRIEUX, Responsable Administratif de l’IFTEC**
**Moyens à disposition : bureau en open-space / téléphone fixe / mail /ordinateurs**
**MAC fixe**

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : Jusqu'à 2 100,00€ par mois

Avantages:

- Épargne salariale
- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- organisme de formation: 2 ans (Exigé)

Langue:

- Anglais (Optionnel)