Assistant de Secteur

Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au coeur de ses actions.

Rejoindre Hauts-de
- Seine Habitat, c'est intégrer un office composé de 850 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.

**Poste**:
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de Proximité ou de son adjoint (selon les territoires), l’assistant de secteur assure une fonction d’appui et de soutien administratif au(x) responsable(s) de secteur et à son équipe. Il contribue à la qualité de service et à la bonne gestion quotidienne du (des) secteur(s) pour atteindre un bon niveau de satisfaction des locataires.

L’Assistant de secteur a notamment pour missions de:

- **Assistance administrative / reporting**:

- Organiser et planifier les réunions de secteur, y participer et en assurer les comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,
- Tenir les tableaux de bord du secteur
- Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives,
- Assurer un appui administratif au(x) secteur(s) (rédaction de courriers, prise de rendez-vous,)
- Gérer l’agenda du ou des responsable(s) de secteur
- Rédiger les notes / outils de communication du secteur
- Faire circuler l’information au sein des équipes du secteur et assurer l’interface avec les autres métiers de la direction de proximité
- **Appui à la gestion de la relation locataires et aux prestataires**:

- Assurer le suivi des courriers du ou des secteur(s)
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques du ou des secteur(s),
- Traiter les demandes ou orienter les appels,
- Assurer le suivi du traitement de la réclamation dans le cadre de la dématérialisation du courrier et des affaires GRC
- Garantir l’enregistrement et la transmission de ces réclamations et des demandes des locataires
- Assurer un premier niveau de relance auprès des entreprises sous contrats
- Assurer la gestion des badges et des clés
- Préparer la réalisation des Etats des lieux d’entrée et de sortie : planification des RDV, préparation des documents nécessaires,...
- Renseigner le locataire sur un aspect particulier du service rendu et assurer l’orientation des visiteurs de l’Office si besoin
- Assurer un appui aux locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles si besoin
- Si besoin, collecter les chèques des locataires ou procéder à l’encaissement par carte bancaire

Participer à toutes missions administratives et/ou relation client de façon temporaire
- **Appui RH et logistique au secteur**:

- Veiller au respect des plannings des personnels de proximité
- Organiser les remplacements des personnels de proximité en lien avec le responsable de secteur et la direction territoriale (Gestionnaire Territoriale RH)
- Faire remonter les besoins de fournitures, des équipements et produits d’entretien des personnels de proximité auprès de la DP.
- **Contrôle et remontée des anomalies**:

- Être garant de la qualité, de l’exhaustivité et de l’authenticité des informations traitées
- Faire remonter les éventuelles anomalies et les corriger en lien avec la personne concernée

**Santé et sécurité au travail**:

- Missions : Respecter les consignes en lien avec la santé et la sécurité au travail / Supprimer les risques présents dans son environnement de travail / Remonter tout dysfonctionnement constaté et toute possibilité d'amélioration

Responsabilités : alerter un collègue qui ne respecterait pas les consignes de sécurité

**Profil**:
Diplômé(e) d’un Bac ou équivalent, complété par une première expérience acquise sur une fonction similaire au sein d’un bailleur social et / ou dans le secteur du bâtiment.

**Savoir faire**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Power Point, Excel, Word) et informatique (logiciel Aravis),
- Maîtrise de l’environnement du logement social,
- Connaissance des dispositifs d’accompagnement sociaux / aide financière.

**Savoir être**:

- Aisance relationnelle,
- Discrétion,
- Capacités rédactionnelles et orales,
- Sens du travail en équipe,
- Rigueur et méthode dans l’organisation du travail,
- Autonomie,
- Disponibilité,
- Réactivité.