Référent de Structure D'état Civil de Quartier

Date

24-06-2024

Référence

pV n°108

Contrat

Date limite

20-10-2024

Filière

administrative

**Missions principales**:
**La Ville du Havre recrute un**:
**Référent de structure d'état civil de quartier (h/f)**

**Pour la structure Brindeau**

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement est composée d'entretiens, de mise en situation et de tests.

**MISSIONS PRINCIPALES**
Placé sous l'autorité du Chef de Secteur, vous êtes garant de la qualité de l’accueil du public dans votre structure de proximité
Vous accueillez, renseignez et orientez les usagers
Vous encadrez les agents de la structure.
Vous assurez l’accompagnement des agents au quotidien afin de garantir la mise à disposition des ressources nécessaires pour réaliser les prestations en guichet physique, téléphonique et web
Vous êtes force de proposition dans l’amélioration continue de l’offre de service du service.

**ACTIVITES PRINCIPALES**
En parallèle des missions de chargé d’accueil de proximité, vous exercez les activités suivantes:
Vous êtes référent unique de sécurité
Vous gérez l’agenda des élus de quartier
Vous rédigez les comptes rendus de réunions d’équipes
Vous êtes le lien avec les équipes d’animation du territoire afin d’orienter au mieux les usagers
Vous gérez et coordonnez l’accueil mutualisé (VDH / conseil général / CAF)
Vous veillez à la maintenance des locaux (entretien des locaux, avancement et suivi des
travaux
Vous effectuez le suivi du prestataire de nettoyage
En tant qu’encadrant de la structure:

- Vous assurez le suivi de l’activité au quotidien
- Vous êtes le référent des agents en cas de difficulté
- Vous assurez un soutien opérationnel aux agents afin qu’ils puissent assurer leur mission dans les meilleures conditions
- Vous vous assurez que les agents disposent des ressources nécessaires pour exercer leurs missions
- Vous travaillez en étroite collaboration avec le chef de secteur pour obtenir du renfort en cas d’absence imprévue
- Vous proposez des évolutions de vos pratiques, du service rendu (prospective) et des outils de travail
- Vous travaillez étroitement avec les autres référents de structure pour harmoniser les pratiques sur le territoire et garantir une réponse uniforme à tous les habitants
- Vous assurez en collaboration avec le chef de secteur, la mise en oeuvre opérationnelle de nouveaux services dans les structures
- Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service

Vous managez votre équipe et assurez la fixation des objectifs collectifs et individuels en étroite collaboration avec le chef de secteur
- Vous remontez les informations nécessaires à la planification du service au chef de secteur

**ACTIVITES ANNEXES**
- Vous assurez la suppléance de vos agents en cas de situations complexes ou d’absence de ces derniers
- Vous assurez la communication au sein de votre équipe et des services experts en lien avec l’évolution de la RU
- Vous participez aux projets de la Direction
- Vous êtes l’interlocuteur privilégié de l’élu de territoire pour lui apporter une aide quotidienne

**Profil recherché**:
**Compétences techniques**
- Connaissance des techniques d’accueil du public
- Connaissance de l’organisation et des missions des services de la ville du Havre et de la CU
- Connaissance des prestations délivrées par la collectivité et la Direction
- Connaissance des règles et des documents d’état civil et d’identité
- Procédures administratives
- Outil informatique (Word, Excel et logiciels liés aux prestations rendues)

**Compétences managériales**
- Animation d’équipe au quotidien
- Animation de réunion
- Conduite entretien professionnel

**Compétences comportementales**
- Qualités relationnelles
- Autonomie
- Organisation et rigueur
- Capacité d’adaptation
- Disponibilité
- Pédagogie

**LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL**
Structure de proximité et/ou hôtel de Ville
Du lundi au vendredi - 35 heures hebdomadaires