Secretaire Esat

Description de l'établissement:

- ESAT BORDS : 24, rue de Champfleury - 17430 BORDS_
- ESAT ROCHEFORT : 1, Chemin de la Charre, ZI de Mouillepieds - 17300 ROCHEFORT_

Description de la mission:
Sous la responsabilité des Chefs de Service de Rochefort et Bords, vos principales missions seront:
Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes):

- Accueil et orientation des appels et des interlocuteurs
- 2 jours fixes à Rochefort et 2 jours fixes à Bords
- 1 jour en alternance 1 semaine sur 2

Fonction administrative relative à l’établissement:

- Traitement du courrier
- Diffusion et affichage des différentes communications internes et règlementaires
- Dossier administratif du personnel
- Gestion des convocations formations
- Déclaration des accidents de travail sur BlueKango - Net Entreprises
- Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après arrêt maladie,)
- Gestion des sinistres
- Commande des repas par webfil

Fonction administrative relative aux résidents:

- Conseils et assistances auprès des travailleurs d’ ESAT,tuteurs et familles pour le suivi des notifications MDPH
- Utilisation des outils Via-Trajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des travailleurs d’ESAT
- Gestion administrative du processus d’admission et de stages
- Transmission des variables de paie

Assistanat au Chef de Service (points hebdomadaires):

- Facilite la circulation des informations et s’assure de leurs diffusions au sein de l’établissement de façon régulière
- Création d’outils et de tableaux de bords nécessaires
- Participation à l’élaboration du rapport d’activité, enquêtes ANAP
- Rédaction des documents attendus pour le Chef de Service et Directeur Adjoint
- Participation et rédaction des comptes rendus des réunions d’équipe
- Préparation de validations (facturation, commandes, remboursements )

Fonction commerciale:

- Accueil physique de la clientèle
- Suivi des achats : contrôle des factures fournisseurs, enregistrement et vérification du journal des achats
- Suivi des stocks et commande de fournitures
- Préparation et établissement de la facturation mensuelle, réalisation de devis (outil EIG)
- Relances clients
- Gestion des mouvements d’entrées et de sorties de la caisse, contrôles de fonds de caisse
- Suivi administratif de divers dossiers

Participation aux réflexions avec le secrétariat de la Direction de Parcours (dimension associative):

- Uniformisation des documents de référence
- Expérimentation projets pilote (ex : outil OXalys dématérialisation factures)
- Points assistantes trimestriels

Rémunération selon expériences (convention collective 1966)

Profil recherché:
**Vous disposez du Diplôme Baccalauréat exigé / Expérience souhaitable et des compétences suivantes**:

- Adaptabilité et organisation = 2 postes de travail
- Maîtrise des techniques administratives de secrétariat (prise de notes, gestion courriels )
- Maitrise des outils bureautique classiques et capacité à s’approprier rapidement les logiciels « métiers » (planification, dossier de l’usager, commande repas)
- Compétences rédactionnelles
- Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d’un établissement médico
- social
- Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes

**_ Qualités attendues :_**
- Discrétion / Confidentialité
- Ecoute active, communication adaptée et prise de recul
- Sens du service et du travail en équipe
- Autonomie, sens de l’organisation et de la communication

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à durée indéterminée