Secrétaire Médico-social-e

Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun-e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptés aux enjeux de territoire.

**Activités principales**:

- Assurer un accueil physique et téléphonique, et orienter les demandes vers les professionnel-les concerné-es.
- Faire la liaison avec la CeA dans le cadre de la PMI, et avec les professionnel-les pluridisciplinaires en interne et en externe (hôpitaux, associations, Education Nationale, médecins libéraux, sages-femmes, puéricultrices et, médecins territoriaux, CeA, ).
- Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et l’information transmis à la PMI.
- Enregistrer, mettre en forme et éditer courriers, documents, supports, tableaux de bord d’activité des données statistiques.
- Contribuer à la gestion des plannings des professionnel-les de terrain / suivi de l’organisation des consultations du jeune enfant et autres activités : puéricultrices, médecins, internes et vacataires (suivi des congés, remplacements, )
- Participer et rédiger le compte-rendu des réunions mensuelles de PMI.
- Créer, suivre et mettre à jour les données médico-sociales des dossiers informatisés sur le logiciel métier.
- Assurer la gestion de l’ensemble des commandes de matériel (évaluation des quantités, recherche de prix, suivi du marché public de matériel médical, liaisons avec le-la comptable du service, achat, réception et distribution), ainsi que des supports de communication et des référentiels (reproduction et mise à jour).

**Activités spécifiques**:

- Récupérer et saisir les certificats de santé dans le logiciel de la CeA, ainsi que les avis de naissance.
- Gérer les relevés de naissances des maternités de Strasbourg et Schiltigheim : réception et répartition des relevés entre les différentes UT.
- Suivre la gestion des stocks médicaux et paramédicaux pour la PMI.
- Enregistrer les informations préoccupantes de PMI et de santé scolaire.
- Mettre à jour le livret d’accueil des internes en médecine générale.
- Assurer le traitement de la télétransmission.
- Former les secrétaires à la télétransmission.
- Sous la responsabilité du/de la coordinateur-trice des puéricultrices de PMI et de l’adjoint-e du service santé et autonomie, gérer les stocks de vaccins : prévision annuelle des besoins, commandes mensuelles, surveillance de la conservation et des dates de péremption, distribution aux professionnel-les.

**Activités secondaires**:

- Assurer le remplacement du/de la gestionnaire d’activités référent-e pour la santé scolaire et du/de la gestionnaire référent-e assistantes maternelles en cas d’absence, mais peut également être sollicité-e en soutien à ces deux secteurs en cas de besoin.
- Assister le-la secrétaire médico-social-e du CPEF dans la gestion des avis de grossesse.
- Intervenir ponctuellement en soutien administratif dans le cadre du protocole de veille sanitaire.
- Être le/la référent-e « Pandémie » pour le service (évaluation des besoins en matériel spécifique, commande et distribution).
- Être le/la référent-e « Habillement » pour le service.
- Assurer ponctuellement le secrétariat lors des consultations du jeune enfant.
- De formation baccalauréat de préférence en secrétariat médico-social ou équivalent.
- Expérience en accueil physique et téléphonique du public, si possible dans le domaine social, ainsi qu'en assistanat administratif.
- Maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques et des nouvelles technologies.
- Aptitude à travailler en équipe, en polyvalence.
- Capacité:

- à gérer les priorités et à évaluer l’importance et/ou l’urgence d’une demande.
- à gérer des situations conflictuelles.
- à travailler en équipe.
- Autonomie, esprit d’initiative.
- Rigueur et sens de l’organisation, polyvalence.

**Lieu de l'exercice**:Locaux de la DSSJ - 9B rue de Genève à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).