Gestionnaire Administratif Et Financier

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: L'Institut de Droit des Affaires est un département de la Faculté de Droit et de Science Politique d'Aix Marseille Université. Il est situé à Aix-en-Provence, 3 avenue Robert Schuman, dans l'espace Cassin. Le parking de la Faculté de Droit et de Science Politique permet de se garer sans difficulté. Une crèche est installée sur le site aixois. Le secrétariat de l'Institut est composé au total de quatre personnes. L'emploi du temps est adaptable selon les besoins de chaque secrétaire, dans le respect du temps légal de travail. Toutefois, les horaires de travail sont étendus en période de préparation et de réalisation de certaines manifestations (rentrée solennelle, forum (Job Fair), remise des diplômes, IDA BUSINESS CLUB, principalement). **Gestion financière des diplômes de l'IDA**: Effectuer les demandes de devis, et les contrôler Procéder à l'engagement et la création des commandes SIFAC Contrôler la réalisation des commandes et des prestations Effectuer le service fait des commandes Gérer les missions sur SIFAC : ordres de missions et liquidation Assurer le suivi des dépenses Démarcher et suivre la collecte de la taxe d'apprentissage Gérer financi - rement tous les intervenants extérieurs. **Gestion administrative de certains diplômes de l'IDA**: Procéder aux inscriptions administratives des étudiants Procéder à la création des emplois du temps, à la réservation des salles (et à leur bonne tenue) Organiser les examens concernant un Master 2 et un DESU, saisir les notes et éditer le PV Gérer les conventions de stage et le suivi des étudiants en stage, ou en apprentissage selon le cas Créer, saisir et mettre à jour des bases de données (tableau prévisionnel et réalisé HCC INT EXT et HCC enseignants AMU) Comptabiliser les heures d'enseignement effectuées par l'ensemble des enseignants des Masters et des DESU gérés par l'Institut de Droit des Affaires Assurer le suivi des stagiaires de formation continue et la gestion des dossiers de financement en lien avec l'organisme financeur en collaboration étroite avec le service de formation continue Compléter les conventions de formation, collecter le paiement pour les séances d'actualisation et les formations courtes en droit des affaires, en lien avec le SUFA, relancer les interlocuteurs concernés. Positionnement hiérarchique : l'agent sera sous l'autorité hiérarchique de la direction de l'Institut de Droit des Affaires. **Profil**: **Savoir-faire**: Être gestionnaire qualifiée SIFAC Connaître le fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et son organisation, circuit de décision et procédures Connaissance générale du fonctionnement administratif et pédagogique d'un institut de formation Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Connaissance générale de la réglementation relative aux personnels enseignants Appliquer les règles et procédures liées à la gestion financière et comptable Maîtriser les logiciels de bureautique généraliste (Word, Excel) Maîtriser les modes de communication écrits (ENT) Connaître les règlements d'examen et maquettes des diplômes gérés Savoir rendre compte, prendre en compte les difficultés exprimées par les étudiants et/ou les professionnels, les hiérarchiser selon les urgences et les transmettre à la direction Bonne expression écrite et orale Anglais apprécié. **Savoir-être**: Sens de l'organisation et des priorités relatives aux échéances Capacité d'adaptation, autonomie, discernement, sens des initiatives, réactivité Aptitudes relationnelles et sens de la diplomatie (accueil des étudiants, professionnels, travail en synergie avec l'ensemble des personnels administratifs et enseignants-chercheurs) Sens de la discrétion et de la confidentialité Disponibilité liée à des besoins ponctuels. **Les avantages liés au poste**: - Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental - Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienn