Assistant-e Administratif-tive

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles ), la **Région Bretagne** emploie sur l’ensemble de son territoire plus de **4000 collaborateurs.trices** exerçant de **multiples métiers**, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des **valeurs fondamentales** comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive

La DIRAM a pour mission de mettre en œuvre la politique régionale en faveur de la cohésion territoriale et sociale, fondée sur une forte transversalité et sa compétence aménagement du territoire.

Le pôle secrétariat de la DIRAM est commun aux deux services de la direction (SAPT et SAFH). Il est composé d'une assistante de direction (responsable du pôle) et de deux assistantes administratives. Le caractère mutualisé du secrétariat se traduit par une grande polyvalence dans les missions, qui participent pleinement à la dynamique de l’ensemble du groupe. Il implique un fort esprit d’équipe et des capacités d’organisation et d’adaptation.

Le-La titulaire du poste a pour mission d’assister la cheffe du Service Aménagement, Foncier, Habitat (SAFH) et d'assurer le secrétariat du service.

Contrat d'un mois avec possibilité de prolongation suivant l'absence de l'agente.

salaire net mensuel : 1 703, 69€ (hors prélèvement à la source et SFT)

**Missions**
- Assister la cheffe de service Aménagement, Foncier, Habitat (SAFH)
- Apporter un soutien (Accueil téléphonique, renseignements téléphoniques et orientation)
- Participer à la préparation et à l'organisation de réunions ou d’événements (en présentiel et en visioconférence)
- Mettre en forme de courriers et autres documents
- Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents
- Assister, en tant que de besoin, la cheffe du service sur le suivi de réunions internes
- Organiser l’agenda (prise de rendez-vous) et le planning de la cheffe du service, en relation avec les assistantes du Pôle secrétariat- Assurer le secrétariat et les travaux bureautiques des agents du service
- Assister en tant que de besoin les agents du service sur leurs missions et activités:

- Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
- Assurer la planification et la logistique des réunions (en présentiel et en visioconférence)
- Suivi des parapheurs et gestion via le iparapheur
- Garantir l'accueil et le suivi du courrier des services : gérer le courrier entrant-sortant (ARIANE), le courrier électronique, en organisant le respect des délais
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs-rice-s si besoin
- Assurer l’enregistrement, le mailing et l’archivage des documents d’urbanisme (PLU, PLUi, SCOT)
- Gérer l’enregistrement pour le suivi des CDAC
- Garantir l'accueil et le suivi du courrier des services
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs-rice-s si besoin
- Assurer et suivre le respect des délais de réponse
- Centraliser et vérifier les parapheurs
- Assurer l’enregistrement, le mailing et l’archivage des documents d’urbanisme (PLU, PLUi, SCOT)
- Gérer l’enregistrement pour le suivi des CDAC
- Participer à la gestion administrative du service
- Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services de la collectivité
- Assurer la mise à jour des fichiers pour les mailings
- Organiser et gérer les stocks des fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers

Ces missions sont réalisées en partenariat étroit avec l’assistante de direction et le secrétariat du Service Accompagnement des Projets des Territoires (SAPT) de façon à garantir une parfaite circulation de l'information et une gestion efficace de la charge de travail.

Missions ponctuelles

Participation à la réalisation des missions des autres secrétaires de la direction, en cas d’absence (permanence) ou pour gérer les pics d’activité.

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes, )

Complexité du poste résultant des contacts téléphoniques fréquents, de la polyvalence des tâches demandées, des délais courts de certaines tâches et de la gestion d’un secrétariat mutualisé sur des activités très transversales.
**Compétences recherchées**
Savoir et savoir-faire
- Très bonne connaissance et compréhension de l’activité de la direction et des missions de chacun-e-s des agent-e-s
- Technique et pratique de l’accueil téléphonique
- Maîtrise des outils de visioconférence et du iparapheur
- Connaîtr