Secretaire Medical

**Le poste**:
1. **ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Secrétariat de consultation et d'hospitalisation dans l'unité Gastroentérologie, situé dans le Bâtiment MAGELLAN (2ème étage) sur le site de Haut-Lévêque.

Travail en équipe avec 4 autres secrétaires médicales dans un bureau partagé et une équipe pluridisciplinaire, composée de médecins, d'infirmiers, d'aides soignants, d'internes, d'attachés de recherche clinique...

2. **MISSIONS**
- Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations et hospitalisations, admissions, mails, convocations ).
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
- Numérisation du dossier patient.

3. **ACTIVITES**
- **Accueil**
- Accueil téléphonique du service : communications externes (patients, médecins extérieurs, laboratoires, pharmacies ) et communications internes (différents services du CHU).
- **Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative**
- Gestion des mails.
- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (transmissions cellule programmation / ambulatoire / service hospitalisation).
- Prise de RDV de consultation +/- imagerie.
- Annulation et reprogrammation des consultations et des hospitalisations.
- Récupération des listes des consultations et des listes des hospitalisations des médecins.
- **Gestion et suivi des éléments du dossier patient**
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identitovigilance.
- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.
- Gestion et archivage de dossier transfusionnel.
- **Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité**
- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents.
- Traitement des courriers de consultations et d’hospitalisations (fusion, dictée numérique).
- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé (parapheur électronique).
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.

**Profil recherché**:
**COMPETENCES REQUISES**
- TECHNIQUES:

- Accueillir et orienter les patients.
- Classements divers.
- Acquérir les connaissances et utiliser les logiciels DX CARE, DX PLANNING, RNV3P, SPARK, CPAGE, CARL SOURCE, WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK.
- Faire la frappe des courriers, très bon niveau d’orthographe requis.
- Informer les patients sur les objectifs de la consultation.
- Renseigner les patients sur les différentes démarches à accomplir en fonction de leur situation.
- ORGANISATIONNELLES:

- Traiter et organiser son travail en fonction de l’activité.
- Organiser la constitution du dossier médico-administratif en amont.
- Organiser la gestion des rendez-vous à court et moyen terme.
- Organiser les classements divers.
- Organiser la gestion des dossiers.
- Faire preuve de rigueur et d’organisation.
- Avoir le sens de l’initiative.
- Protéger le secret professionnel.
- RELATIONNELLES:

- Accueil téléphonique : analyse des appels et orientation adaptée.
- Accueillir les patients, analyser leur demande et son contexte pour y répondre de façon adaptée.
- Transmettre les informations utiles aux médecins, internes, infirmières...
- Faire preuve de discrétion, secret professionnel.
- Savoir travailler en équipe.